Untuk mulai menggunakan Qontak Appointment, Anda perlu melakukan beberapa pengaturan awal terlebih dahulu. Konfigurasi dilakukan secara bertahap, mulai dari menentukan lokasi operasional, menambahkan layanan, hingga mengatur staf yang akan menangani reservasi. Ikuti panduan berikut untuk menyelesaikan proses setup Qontak Appointment.
Seluruh panduan pada bagian Set up hanya dapat diakses dan dilakukan oleh pengguna dengan peran Admin dan Supervisor. Sementara itu, panduan terkait pengelolaan booking dapat digunakan oleh pengguna dengan peran Admin, Supervisor, maupun Agent.
A. Cara Membuat Location
Langkah pertama dalam mengelola Qontak Appointment adalah membuat Location. Menu ini digunakan untuk mengelola lokasi operasional, termasuk pengaturan zona waktu dan jam operasional pada setiap lokasi.
- Masuk ke akun Qontak Anda. Kemudian pilih menu “Home”.
- Lalu pada halaman berikut, klik pada bagian Qontak Labs.
- Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Klik “Explore Features” pada bagian Qontak Appointment.
Maka selanjutnya Anda akan diarahkan ke halaman utama Qontak Appointment. Kemudian pilihlah menu “Locations”.
Lalu pada halaman Locations, klik “Add location” untuk menambahkan lokasi baru.
Selanjutnya akan muncul tampilan berikut. Pada formulir Add location, masukkan nama lokasi pada kolom Name, misalnya Dental Bekasi, serta alamat lokasi pada kolom Address, misalnya Bekasi, Jawa Barat.
Kemudian, pilih Timezone yang sesuai dengan lokasi tersebut, misalnya Asia/Jakarta.
-
Pada bagian jadwal operasional, centang kotak pada hari yang akan dijadikan hari operasional. Kemudian, tentukan jam buka dan jam tutup dengan memilih waktu pada kolom From dan To. Sebagai contoh, lokasi dapat diatur beroperasi setiap hari Senin pukul 06:00 hingga 18:00.
Apabila terdapat lebih dari satu jadwal operasional dalam satu hari sebagai contoh untuk waktu istirahat, maka Anda dapat klik "Add another window" untuk menambahkan rentang waktu tambahan.
Setelah mengatur jadwal operasional, klik "Save" untuk menyimpan perubahan.
-
Jika proses penambahan lokasi berhasil, sistem akan menampilkan notifikasi "Location created". Selanjutnya, lokasi akan muncul pada daftar lokasi sesuai dengan informasi yang telah di-input.
Jika Anda mengubah jam operasional sehingga terdapat booking yang berada di luar jam operasional baru, sistem akan membantu memindahkan booking tersebut ke slot yang tersedia. Jika tidak ada slot yang tersedia, perubahan tidak dapat disimpan. Booking tidak akan terhapus secara otomatis.
B. Cara Mengatur Services
Setelah membuat Locations, langkah selanjutnya adalah mengatur Services yang berfungsi untuk mengatur layanan atau jenis janji temu (appointment) yang dapat dipesan oleh pelanggan. Berikut langkah-langkahnya.
Masuk ke menu "Services" yang terdapat pada Qontak Appointment.
Kemudian klik “Add service”.
Maka akan muncul kolom pengisian data service. Untuk menambahkan layanan baru, lengkapi kolom-kolom berikut. Penjelasan masing-masing kolom dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
| No. | Nama Kolom | Penjelasan |
| 1 | Service name | Masukkan nama layanan yang akan tersedia untuk pelanggan. |
| 2 | Location(s) | Pilih satu atau beberapa lokasi tempat layanan tersedia. |
| 3 | Duration (min) | Tentukan durasi layanan dalam satuan menit. |
| 4 | Buffer before (min) | Tentukan waktu jeda sebelum layanan dimulai dalam satuan menit. |
| 5 | Buffer after (min) | Tentukan waktu jeda setelah layanan selesai dalam satuan menit. |
| 6 | Eligible staff | Pilih staf yang dapat menangani layanan. Daftar staf akan ditampilkan setelah Anda memilih staf melalui menu ‘Staff’. Klik di sini untuk mempelajari cara memilih staf. |
Setelah semua data terisi, klik “Save service”.
Jika proses penambahan Services berhasil, sistem akan menampilkan notifikasi "Service created". Selanjutnya, service akan muncul pada daftar lokasi sesuai dengan informasi yang telah di-input.
C. Cara Menambahkan Daftar Staf
Untuk melengkapi pengaturan Qontak Appointment, langkah selanjutnya adalah menambahkan Staff. Melalui menu ini, Anda dapat mengelola profil staf, jam kerja, serta layanan yang dapat ditangani oleh setiap staf. Berikut langkah-langkahnya.
Masuk ke menu "Staff" yang terdapat pada Qontak Appointment.
- Kemudian klik “Add staff”.
Maka akan muncul kolom pengisian staf. Untuk menambahkan data staf baru, lengkapi kolom-kolom berikut. Penjelasan masing-masing kolom dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
| No. | Nama Kolom | Penjelasan |
| 1 | Name | Masukkan nama staf yang akan ditambahkan. |
| 2 | Masukkan alamat email staf. | |
| 3 | Phone (optional) | Masukkan nomor telepon staf. Kolom ini bersifat opsional sehingga dapat dikosongkan jika tidak diperlukan. |
| 4 | Location(s) | Pilih satu atau beberapa lokasi tempat staf bertugas. Daftar lokasi yang ditampilkan berasal dari lokasi yang telah ditambahkan pada menu Locations. |
Setelah semua data terisi, klik “Save”.
Jika proses penambahan Staff berhasil, sistem akan menampilkan notifikasi "Staff member created". Selanjutnya, staff akan muncul pada daftar lokasi sesuai dengan informasi yang telah di-input.
Karena status Services masih menunjukkan "No service", Anda perlu menambahkan layanan terlebih dahulu. Klik “Open profile” untuk melanjutkan.
Pada halaman Staff Profile, terdapat beberapa fitur yang dapat digunakan untuk mengelola profil dan ketersediaan staf. Detail setiap fitur dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
| No. | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | Location |
Pilih lokasi untuk melihat ketersediaan (availability) dan layanan yang ditugaskan kepada staf pada lokasi tersebut. Daftar lokasi yang ditampilkan berasal dari lokasi yang telah ditambahkan pada menu Locations.
Jam kerja staf harus berada dalam rentang jam operasional lokasi yang dipilih. Selain itu, rentang waktu pada hari yang sama tidak boleh saling tumpang tindih (overlap). Sistem akan menampilkan notifikasi apabila salah satu kondisi tersebut tidak terpenuhi. - Kemudian Klik "Save availability" untuk menyimpan pengaturan ketersediaan staf. Kemudian, centang services yang akan ditugaskan kepada staf.
|
| 2 | Time Off | Kelola jadwal ketidaktersediaan staf. Klik "Add time off" untuk menambahkan periode saat staf tidak tersedia untuk melayani pelanggan. Maka akan muncul tampilan berikut. Isikan tanggal mulai dan berakhirnya time off berikut alasannya. Kemudian, klik “Save”. |
| 3 |
Google Calendar sync |
Sinkronkan jadwal staf dengan Google Calendar untuk mengelola ketersediaan jadwal secara otomatis. Fitur ini masih dalam tahap pengembangan (coming soon). |
Setelah jadwal ketersediaan dan layanan berhasil dikonfigurasi, informasi pada kolom Working days dan Services akan diperbarui sesuai pengaturan yang telah dilakukan.
Demikian penjelasan mengenai cara melakukan konfigurasi Location, Service, dan Staff pada Qontak Appointment. Selanjutnya pelajari di sini cara membuat booking manual pada Qontak Appointment.