Bagaimana Cara Melakukan Integrasi dan Mengatur Konfigurasi Channel pada Qontak CRM

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Melalui Qontak CRM, Anda dapat melakukan integrasi Channel pada menu Properties. Dalam hal ini, Anda dapat mengintegrasikan Qontak Omnichannel ke Qontak CRM. Selain itu, data pelanggan yang mengirimkan chat di Omnichannel akan otomatis tersimpan pada menu Kontak di CRM.

Dengan integrasi tersebut, CRM akan secara otomatis membuat Deal atau Tiket berdasarkan chat yang masuk ke Omnichannel. Isi percakapan chat juga dapat terlihat pada timeline Deal atau Tiket sehingga Anda dapat lebih mudah memahami konteks dari sebuah Deal atau Tiket tersebut. Sebelumnya, Anda perlu melakukan proses integrasi akun Omnichannel Qontak dengan CRM Qontak terlebih dahulu. Berikut adalah langkah - langkahnya.

Penting
Halaman Integrasi chanel hanya dapat diakses oleh user Owner atau user dengan role Admin.

A. Cara Melakukan Integrasi Channel dengan Qontak CRM

  1. Masuk ke akun CRM Anda lalu pilih menu Properties.
  2. Kemudian klik “Integrasi Channel”.
    1.1.png
  3. Selanjutnya pada halaman berikut, klik “Hubungkan”.
    2.1.png
  4. Kemudian, masukkan Omnichannel API token Lalu klik “Hubungkan”.
    2.png

    - Anda perlu login ke Omnichannel terlebih dahulu.
    - Anda harus memasukkan token API milik Admin pada akun Omnichannel yang juga berperan sebagai owner pada akun CRM.

  5. Proses integrasi yang telah berhasil akan terlihat seperti berikut.
    3.png

B. Cara Mengatur Konfigurasi Channel

Setelah menyelesaikan proses integrasi, maka akun CRM Anda sudah berhasil terhubung dengan akun Omnichannel, namun Anda masih perlu menyelesaikan proses konfigurasi. Lanjutkan konfigurasi dengan klik tombol “Atur konfigurasi” seperti pada tampilan berikut.
4.png

Lalu Anda akan melihat dua pilihan integrasi dan Anda perlu memilih salah satu di antara pilihan berikut, yaitu:

A. Integrasikan semua channel ke satu pipeline di modul pilihan

5.png
Dengan memilih opsi integrasi ini, Deal atau Tiket secara otomatis akan terbuat di 1 pipeline. Deal atau Tiket ini berasal dari chat yang masuk ke seluruh channel di Omnichannel. Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Anda dapat memilih untuk mengintegrasikan seluruh channel Anda ke modul Deals saja, Tiket saja, ataupun kedua modul. 
    6.png

    Apabila Anda hanya ingin melakukan integrasi dengan modul Tiket saja, maka Anda tidak perlu mengisi kolom yang terdapat pada bagian modul Deals.

  2. Selanjutnya, klik “Tindakan” dan pilih Ubah untuk melengkapi kolom CRM module.
    7.png
  3. Kemudian, pilihlah jenis Pipeline, New stage, serta Won/Closed stage untuk melengkapi kolom CRM module pada modul yang akan terintegrasi.
    8.png

    - Deal atau Tiket akan secara otomatis terbuat di Pipeline yang Anda pilih.
    - Pada kategori Pipeline, Anda dapat memilih jenis Pipeline sesuai kebutuhan Anda.
    - Deal atau Tiket akan secara otomatis terbuat di New stage yang Anda pilih.
    - Pada kategori New stage, Anda dapat memilih stage dari Pipeline pada modul yang telah dipilih.
    10.png
    - Apabila room Omnichannel diresolved, maka Deal atau Tiket di CRM akan otomatis pindah ke stage Won/Closed.
    Won Stage Done 1.png

  4.  Jika keseluruhan data telah selesai dipilih, maka klik “Simpan perubahan”.
    11.png
  5. Selanjutnya, data yang sebelumnya telah dipilih akan muncul pada kolom Modul CRM berikut.
    13.png
  6. Kemudian klik “Simpan perubahan”.
    14.png
  7. Lalu akan muncul notifikasi berikut. Dalam hal ini, Deals atau Tiket akan secara otomatis terbuat setiap kali terdapat chat masuk di Omnichannel.
    12.1.png

B. Atur multi channel ke multi pipeline secara manual

16.png
Dengan memilih opsi integrasi ini, Anda dapat menentukan agar Deal atau Tiket yang terbuat secara otomatis di CRM hanya berasal dari chanel tertentu di Omnichannel. Selain itu, Anda juga dapat menentukan agar Deal atau Tiket tersebut dapat terbuat di pipeline yang berbeda-beda, sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Klik “Tambah konfigurasi”.
    17.png
  2. Kemudian lengkapi Nama channel, ID Integrasi, dan pilih Modul CRM.
    18.png

    Penting
    - ID Integrasi dapat diperoleh dengan melakukan login ke Qontak Omnichannel terlebih dahulu.
    ID Integration.png
    - Modul “Deals” mungkin namanya telah diubah oleh Admin di perusahaan anda (Contoh: Kunjungan, Ticket, Laporan, dll). Pastikan Anda memilih modul yg sesuai dengan menu yg berada di sidebar.

  3. Setelah memilih Modul CRM, Anda dapat memilih jenis Pipeline, New stage, serta Won/Closed stage.
    19.png

    - Deal atau Tiket akan secara otomatis terbuat di Pipeline yang Anda pilih.
    - Pada kategori Pipeline. Anda dapat memilih jenis Pipeline berdasarkan Feedback, Technical reports, serta User claim.

  4. Klik Simpan.
    23.png
  5. Lalu akan muncul notifikasi berikut. Dalam hal ini, Deals atau Tiket akan secara otomatis terbuat setiap kali terdapat chat yg masuk ke channel yang sudah ditentukan.
    15.png

    Anda dapat menambahkan sampai dengan 30 channel berbeda sesuai dengan kebutuhan Anda dengan mengulang langkah-langkah berikut dari awal.

C. Konfigurasi Tambahan

Sebelum menyelesaikan proses integrasi, Anda dapat memilih dan mengatur konfigurasi tambahan, yaitu:
24.png

- Aktifkan pemilik integrasi → Dengan mengaktifkan ini, agen pertama yang ditugaskan di Omnichannel akan menjadi pemilik Deal/Tiket yang terbuat secara otomatis. Pastikan agen di Omnichannel tersebut terdaftar sebagai user di CRM.
- Aktifkan asosiasi otomatis ke perusahaan utama → Dengan mengaktifkan ini, Deal/Tiket yang terbuat secara otomatis akan langsung terasosiasi dengan perusahaan yang terdaftar CRM berdasarkan data pelanggan di chat room. Pastikan data pelanggan tersebut juga sudah tersimpan di menu Kontak pada CRM dan memiliki asosiasi perusahaan.
- Aktifkan penyelesaian percakapan otomatis berdasarkan aktivitas CRM → Dengan mengaktifkan ini, chat room di Omnichannel akan secara otomatis menjadi resolved jika Deal/Tiket yang terbuat secara otomatis dipindahkan ke stage Won/Closed.

Demikian cara melakukan integrasi dan mengatur konfigurasi channel pada Qontak CRM. Untuk mengintegrasikan chat panel dengan Qontak CRM Messenger pada Web, Anda  dapat pelajari di sini.