Bagaimana Cara Mengelola Custom Permission pada Inbox

Diperbarui 27 Oktober, 2026 11:29

Fitur Custom Permission pada Inbox memungkinkan perusahaan mengatur hak akses setiap role melalui halaman Users. Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan tindakan yang dapat dilakukan serta cakupan percakapan yang dapat diakses oleh setiap role.

Hak akses dapat diatur berdasarkan dua aspek, yaitu Action Permission untuk menentukan apakah suatu tindakan hanya dapat dilihat (View) atau juga dapat dilakukan (Manage), serta Data Access Level untuk menentukan cakupan percakapan yang dapat diakses, seperti All Access, Team Only, atau Ownership.

Dengan Custom Permission, Anda dapat mengatur hak akses secara lebih terperinci sesuai kebutuhan perusahaan. Hal ini membantu menjaga keamanan data percakapan sekaligus memastikan setiap role memiliki akses yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Pelajari lebih lanjut terkait Custom Permission di sini.

Berikut cara mengelola Custom Permission pada Inbox.

A. Akses Role

Subheading yang cocok menurutku Dampak dan Tindakan Berdasarkan Peran Pengguna karena tabel ini menjelaskan dampak perubahan izin terhadap setiap peran serta tindakan yang diperlukan.

Dampak dan Tindakan Berdasarkan Peran Pengguna

Peran	Dampak	Tindakan yang Diperlukan
Owner	Akses ke daftar room selalu diizinkan. Akses lainnya, seperti input chat dan informasi kontak, bergantung pada kepemilikan izin (permission key) oleh peran Owner.	Pastikan peran Owner memiliki seluruh permission key yang diperlukan.
Admin	Mengatur peran melalui menu User Management serta bertanggung jawab memastikan level akses data dan pemetaan divisi telah dikonfigurasi dengan benar.	Konfigurasikan peran sebelum fitur diaktifkan.
Supervisor	Dapat diatur ke mode hanya-baca (view-only) untuk keperluan audit. Pada mode ini, banner akan ditampilkan sebagai pengganti kolom balasan.	Informasikan kepada Supervisor mengenai mode hanya-baca.
Agent	Beberapa tombol tidak bisa di klik atau menjadi tidak aktif dan menampilkan informasi. Jumlah room yang dapat dilihat juga dapat berkurang, sesuai level akses Team Only atau Ownership.	Muat ulang halaman setelah perubahan peran dan pastikan Agent mengetahui pihak yang dapat dihubungi jika mengalami kendala.
End Customer	Tidak ada perubahan yang terlihat secara langsung. Namun, data pelanggan hanya dapat dibaca oleh staf yang memiliki izin.	Tidak ada tindakan yang diperlukan.

B. Cara Mengakses Custom Permission - Inbox

Masuk ke akun Qontak Anda, lalu pilih menu “Settings”.
Pilih submenu “Account”, lalu klik tab “Roles”.
Kemudian isikan kolom Role name, Description, dan tentukan Access.
Selanjutnya pada bagian Feature permission, pilih tab “Inbox”.
Lalu Anda akan melihat Feature permission - Inbox.

B. Custom Permission Inbox - Agent can Assign Agent

Pada bagian Feature permission, pilih “Agent can Assign Agent” dan aktifkan “Can manage”.
Anda juga dapat mengatur Agent permission pada halaman Agent Management di bagian Agent permissions.
Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:

All Access (Everything): dapat mengelola assign Agent pada halaman Agent allocation.
Disabled: tidak dapat melakukan assign Agent.

C. Custom Permission Inbox - Commerce

Pada bagian Feature permission, pilih Commerce dan centang “Can view”.
Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:

All Access (Everything): dapat melihat Commerce catalog pada bagian room percakapan.
Disabled: tidak dapat melihat Commerce catalog pada bagian room percakapan.

D. Custom Permission Inbox - Customer Profiles

d1. Customer Profiles - Can Manage

Pada bagian Feature permission, pilih Customer profiles dan centang “Can manage”.
Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:

All Access (Everything): dapat melakukan edit pada Customer profile.

(Tampilan Customer Profiles pada Inbox)

Ownership (Own): hanya dapat melihat notes yang ditugaskan kepadanya.
Disabled: tidak dapat melakukan edit pada Customer profile. Pada kondisi ini, toggle ‘Can manage’ tidak dicentang, namun toggle ‘Can view’ masih tercentang di halaman Feature Permission. Dengan demikian, Anda tetap dapat melihat Customer Profile, tetapi tidak dapat melakukan perubahan pada data di dalamnya.
Berikut tampilan ketika view permission pada Customer profile - Can manage disembunyikan, sehingga tombol “Edit” tidak ditampilkan:

d2. Customer Profiles - Can view

Pada bagian Feature permission - Inbox, pilih Customer Profiles dan centang “Can view”.
Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:

All Access (Everything): dapat melakukan edit pada Customer profile.

(Tampilan Customer Profiles pada Inbox)

Ownership (Own): hanya dapat melihat Customer Profile yang ditugaskan kepadanya.
Team only: Customer Profile hanya dapat dilihat oleh tim-tim tertentu yang ditugaskan.
Disabled: tidak dapat melihat data pada Customer profile. Pada kondisi ini, toggle ‘Can view’ tidak dicentang, namun toggle ‘Can manage’ masih tercentang di halaman Feature Permission. Dengan demikian, Anda tidak dapat melihat data pada Customer Profile, tetapi dapat melakukan perubahan pada data di dalamnya.
Berikut tampilan ketika view permission pada Customer profile - Can manage disembunyikan, sehingga tombol “Edit” tidak ditampilkan:

Berikut tampilan ketika “Can manage” dan “Can view” di-disabled:

E. Custom Permission Inbox - General

e1. General - Can view

Pada bagian Feature permission, pilih General dan centang “Can view”.
Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:

All Access (Everything): dapat menentukan room percakapan yang ingin dilihat. Dalam hal ini, Anda dapat Selalu dapat membuka room, kecuali Agent/Member yang mencoba membuka room berstatus Unassigned.

(Tampilan halaman Inbox)

Ownership (Own): menampilkan hanya room chat tempat pengguna ditetapkan sebagai Agent atau sebagai partisipan (Supervisor/Admin). Dalam hal ini, Anda dapat membuka room chat jika pengguna merupakan partisipan aktif di dalamnya
Team only: hanya menampilkan room chat pada channel yang dipetakan ke divisi pengguna. Dalam hal ini, Anda dapat membuka room jika channel tersebut termasuk dalam divisi pengguna selain divisi General. Agent/Member tetap tidak dapat membuka room berstatus Unassigned.
Disabled: tidak dapat melihat data pada General. Pada kondisi ini, toggle ‘Can view’ dan ‘Can manage’ tidak dicentang.

Berikut tampilan ketika view permission pada General - Can view disembunyikan:

Berikut kondisi ketika toggle ‘Can view’ dicentang dan ‘Can manage’ tidak dicentang.

e2. General - Can manage

Pada bagian Feature permission, pilih General dan centang “Can manage”.
Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:

All Access (Everything): dapat membalas pesan, melampirkan file, menetapkan penanggung jawab, menyelesaikan chat, memblokir kontak, menjeda penyelesaian otomatis (pause auto-resolve), serta melakukan tindakan secara massal (bulk actions).