Custom Permission digunakan untuk mengatur akses dan tindakan yang dapat dilakukan pada berbagai fitur di Qontak One. Setiap permission memiliki permission key yang menunjukkan fitur atau akses tertentu, serta jenis aksi yang dapat dilakukan, seperti view, manage, delete, add, dan upload.
Panduan ini menjelaskan struktur permission key, jenis aksi yang tersedia, serta cara membaca dan memahami permission yang diterapkan pada fitur tertentu. Gunakan panduan ini sebagai referensi untuk memahami pengaturan Custom Permission sebelum menerapkannya pada fitur yang Anda gunakan.
A. Konsep Dasar Pengelolaan Akses
Sebelum memahami Custom Permission, ada tiga istilah yang perlu Anda pahami, yaitu user, role, dan permission. Ketiganya saling berkaitan dalam menentukan akses yang dimiliki setiap pengguna di Qontak One.
User
User adalah orang yang menggunakan atau login ke Qontak One. Setiap user memiliki informasi seperti nama dan email, serta memiliki satu role yang menentukan aksesnya di dalam sistem.
Role
Role adalah kumpulan permission yang diberikan dengan nama tertentu sesuai dengan kebutuhan akses. Contohnya, Sales Supervisor, Agent CS Malam, atau Finance Viewer.
Alih-alih memberikan permission satu per satu kepada setiap user, Anda dapat mengatur beberapa permission dalam satu role, kemudian menerapkan role tersebut kepada user yang sesuai.
Satu role dapat digunakan oleh beberapa user. Oleh karena itu, perubahan permission pada suatu role akan berlaku bagi seluruh user yang menggunakan role tersebut.
Permission
Permission adalah akses atau kemampuan tertentu yang dapat dimiliki oleh user. Contohnya, izin untuk melihat Inbox, menghapus rekaman panggilan, atau menambahkan kontak.
Setiap permission memiliki nama resmi yang digunakan oleh sistem, yaitu permission key. Permission key ini digunakan untuk mengidentifikasi akses tertentu pada fitur di Qontak One.
Berdasarkan hubungan tersebut, user mendapatkan akses melalui role, sedangkan role terdiri dari satu atau beberapa permission. Pemahaman ini menjadi dasar untuk memahami Custom Permission.
Custom Permission memungkinkan Anda membuat role sendiri dan menentukan kombinasi permission yang terdapat di dalamnya, sehingga Anda dapat menyesuaikan akses berdasarkan kebutuhan.
Secara sederhana, hubungan antara user, role, dan permission dapat digambarkan sebagai berikut:
B. Cara Membaca Permission Key
Setiap permission memiliki nama khusus yang disebut permission key. Nama ini terdiri dari tiga bagian yang dipisahkan dengan garis bawah ( _ )
Sebagai contoh:
- modul_fitur_aksi
- inbox_general_view
Setiap bagian menunjukkan informasi yang berbeda:
| Bagian | Contoh | Penjelasan |
| Modul | inbox | Menunjukkan fitur atau area utama tempat permission digunakan. |
| Fitur | general | Menunjukkan bagian atau cakupan fitur yang diatur. general berarti permission berlaku untuk fitur secara keseluruhan. |
| Aksi | view | Menunjukkan tindakan yang dapat dilakukan, misalnya melihat, mengelola, menghapus, atau menambahkan. |
Berikut beberapa contoh cara membaca permission key:
| Permission key | Dibaca sebagai |
| inbox_general_view | Dapat melihat seluruh bagian pada modul Inbox. |
| inbox_general_manage | Dapat mengelola seluruh bagian pada modul Inbox. |
| inbox_scorecard_view | Dapat melihat fitur Scorecard pada modul Inbox. |
| customers_customers_add | Dapat menambahkan data Customer pada modul Customers. |
| usman_roles_delete | Dapat menghapus Role pada modul User Management. |
| settings_integrations_view | Dapat melihat bagian Integrations pada modul Settings. |
C. Jenis Aksi dalam Permission
| Aksi | Artinya | Jika Akses Tidak Diberikan |
| View | Memungkinkan Anda melihat dan membuka halaman atau data. Akses ini hanya untuk melihat, tanpa mengubah data. | Halaman atau menu tidak dapat dibuka, atau muncul pesan bahwa Anda tidak memiliki akses. |
| Manage | Memungkinkan Anda mengelola data, termasuk menambah dan mengubah data. | Data mungkin masih dapat dilihat, tetapi tombol seperti Tambah, Edit, atau Simpan tidak tersedia. |
| Delete | Memungkinkan Anda menghapus data. | Tombol Hapus tidak tersedia. |
| Add | Memungkinkan Anda menambahkan data baru tanpa memberikan akses untuk mengubah data yang sudah ada. | Tombol Tambah atau Buat Baru tidak tersedia. |
| Upload / Import | Memungkinkan Anda menambahkan data dari file secara sekaligus, misalnya mengimpor data kontak. | Tombol Upload atau Import tidak tersedia. |
| Export / Download | Memungkinkan Anda mengunduh data atau file dari sistem, misalnya dalam format Excel atau CSV. | Tombol Export atau Download tidak tersedia. |
| Profile View | Memungkinkan Anda membuka halaman detail atau profil suatu data. | Data mungkin tetap terlihat di daftar, tetapi tidak dapat dibuka untuk melihat detailnya. |
Penting
Tidak semua modul memiliki jenis aksi yang sama.
Setiap modul memiliki aksi yang berbeda sesuai dengan fitur yang tersedia. Misalnya, satu modul hanya memiliki View dan Manage, sedangkan modul lain memiliki View, Manage, Delete, dan Export. Jika suatu aksi tidak tersedia pada sebuah modul, artinya aksi tersebut memang tidak disediakan untuk modul tersebut.
View diperlukan sebelum menggunakan aksi lainnya.
Aksi seperti Manage atau Delete membutuhkan akses View. Jika View tidak diberikan, Anda tidak dapat membuka halaman terkait untuk melakukan tindakan tersebut. Karena itu, pastikan View diberikan terlebih dahulu.
Nama aksi di layar bisa berbeda, tetapi fungsinya tetap sama.
Beberapa aksi dapat ditampilkan dengan nama yang lebih spesifik sesuai dengan fitur, misalnya Manage recording. Meskipun nama yang ditampilkan berbeda, fungsi dasarnya tetap mengikuti jenis aksi yang sesuai.
D. General View sebagai Akses Utama Modul
General View merupakan salah satu permission penting yang menentukan apakah suatu modul dapat diakses oleh user.
Permission dengan pola <modul>_general_view biasanya digunakan untuk menampilkan modul dan menu-menu di dalamnya pada sidebar. Jadi, General View tidak hanya memberikan akses untuk melihat satu halaman, tetapi juga menentukan apakah modul tersebut dapat ditampilkan dan diakses secara umum.
Contoh: inbox_general_view
Permission tersebut memberikan akses untuk melihat modul Inbox dan menu yang tersedia di dalamnya. Setelah modul dapat diakses, permission lainnya dapat digunakan untuk mengatur tindakan yang dapat dilakukan, seperti manage, delete, atau export.
Apa yang terjadi saat General View dinyalakan?
Modul tersebut akan muncul di sidebar.
Submenu di dalam modul dapat ditampilkan jika permission yang diperlukan juga dinyalakan.
Anda dapat membuka modul dan melihat isinya sesuai dengan akses yang diberikan.
Apa yang terjadi saat General View dimatikan?
Modul tersebut tidak lagi muncul di sidebar. Menu modul akan hilang sepenuhnya dari navigasi.
Submenu di dalam modul juga ikut tidak ditampilkan. Jika menu utama disembunyikan, submenu di dalamnya juga tidak dapat diakses, meskipun permission untuk submenu tersebut masih dinyalakan.
Permission lain pada modul tersebut tidak dapat digunakan. Misalnya, Manage, Delete, atau Export masih tercantum dalam pengaturan, tetapi tidak dapat digunakan karena modulnya tidak dapat diakses.
| General View Menyala | General View Mati |
| Inbox ditampilkan pada Sidebar beserta sub-menu All Chat, My Chat, dan Scorecard. | Inbox tidak ditampilkan pada Sidebar, sehingga sub-menu All Chat, My Chat, dan Scorecard juga tidak tersedia. |
E. Level Akses Data: All access, Team only, dan Ownership
Sebagian permission memiliki pengaturan tambahan untuk menentukan data yang dapat diakses. Pengaturan ini tersedia dalam bentuk radio button di bawah permission terkait.
Level akses data menentukan data yang dapat dilihat atau dikelola, bukan tindakan yang dapat dilakukan.
| Pilihan di Layar | Penjelasan |
| All access | Dapat mengakses data dari seluruh perusahaan. |
| Team only | Dapat mengakses data yang dimiliki oleh tim tempat Anda bergabung. |
| Ownership | Hanya dapat mengakses data yang Anda miliki sendiri. |
Contoh penerapan pada permission View di modul Inbox:
- All access: Anda dapat melihat seluruh percakapan di perusahaan.
- Team only: Anda hanya dapat melihat percakapan yang ditangani oleh tim Anda.
- Ownership: Anda hanya dapat melihat percakapan yang ditugaskan kepada Anda.
Penting
Ketiga pilihan tersebut menggunakan permission View. Perbedaannya terletak pada cakupan data yang dapat diakses.
Jika permission terkait tidak diaktifkan, pilihan level akses tidak akan ditampilkan.