Search Customer pada halaman Customers memungkinkan Anda mencari data pelanggan berdasarkan nama, nomor telepon, atau alamat email. Fitur ini membantu Anda menemukan data pelanggan dengan lebih cepat tanpa perlu mencari secara manual dari daftar pelanggan.
Anda dapat menggunakan informasi yang paling mudah dikenali dari pelanggan sebagai kata kunci pencarian, seperti nomor telepon atau alamat email yang digunakan saat berkomunikasi melalui WhatsApp. Kata kunci pencarian minimal terdiri dari 3 karakter.
Penting
Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi pribadi (Personally Identifiable Information atau PII), data nomor telepon dan email pelanggan pada Mekari Qontak dilindungi melalui proses enkripsi dan hashing. Hashing adalah proses mengubah data menjadi rangkaian karakter yang tidak dapat dikembalikan ke bentuk aslinya secara langsung, sehingga membantu melindungi data sensitif.
Oleh karena itu, meskipun data tersebut dapat digunakan untuk melakukan pencarian pelanggan, terdapat beberapa batasan dalam proses pencariannya. Perlindungan data tersebut diterapkan sebagai bagian dari komitmen Mekari dalam menjaga keamanan informasi sesuai dengan standar ISO/IEC 27001:2022.
Pada panduan ini, Anda akan mempelajari cara menggunakan fitur Search Customer untuk mencari data pelanggan berdasarkan nama, nomor telepon, atau alamat email. Anda juga akan memahami ketentuan dan batasan pencarian yang diterapkan untuk menjaga keamanan serta kerahasiaan data pelanggan.
A. Cara Pencocokan Nomor Telepon dan Email secara Partial (Sebagian)
Nomor telepon dan alamat email merupakan bagian dari Personally Identifiable Information (PII) atau Informasi yang Dapat Mengidentifikasi Individu yang perlu dilindungi. Saat Anda melakukan pencarian, kata kunci yang dimasukkan akan diproses dengan metode hashing yang sama dan dibandingkan dengan data yang tersimpan. Dengan demikian, pencarian hanya dapat dilakukan berdasarkan bagian awal atau akhir yang telah ditentukan, bukan berdasarkan sembarang bagian dari nomor telepon atau alamat email.
Untuk mendukung proses pencarian tanpa menyimpan data asli, sistem menggunakan beberapa bagian tertentu dari nomor telepon dan menyimpannya dalam bentuk hashing. Bagian yang digunakan untuk pencarian meliputi 3 atau 4 digit pertama serta 3 atau 4 digit terakhir nomor telepon, seperti pada contoh berikut.
| Bagian yang Disimpan (Hashing) | Contoh: 081234567890 |
| 3 digit pertama | 081 |
| 4 digit pertama | 0812 |
| 4 digit terakhir | 7890 |
| 3 digit terakhir | 890 |
B. Cara Melakukan Pencarian Data pada ‘Search Bar’
Masuk ke akun Qontak Anda, lalu pilih menu “Customers”.
Kemudian klik tab “All customers”.
Lalu pada bagian Search bar, masukkan minimal 3 karakter berupa nama, nomor telepon, atau alamat email. Hasil pencarian akan menampilkan pelanggan yang datanya sesuai dengan kata kunci yang Anda masukkan.
C. Kondisi yang Perlu Diperhatikan
| No. | Kondisi | Penyebab | Tampilan Sistem | Tindakan yang Disarankan |
| 1 | Empty State [Data belum tersedia] | Pelanggan belum pernah memberikan atau menolak persetujuan untuk menerima pesan marketing opt-in. | Halaman menampilkan kondisi kosong, bukan karena terjadi kesalahan. Tersedia opsi untuk meminta persetujuan WhatsApp. | Gunakan opsi pada kondisi kosong untuk meminta persetujuan pelanggan. |
| 2 | Fitur Broadcast tidak tersedia | Paket yang digunakan belum memiliki fitur Broadcast. | Tab Broadcast tidak ditampilkan. | Pastikan paket yang digunakan memiliki akses ke fitur Broadcast. |
| 3 | Data pelanggan tidak dapat dilihat | Anda tidak memiliki izin untuk melihat data pelanggan. | Tab dan data pelanggan tidak ditampilkan. | Minta izin yang sesuai atau gunakan akun yang memiliki akses. |
| 4 | Nomor tidak mendukung WhatsApp | Pelanggan tidak memiliki nomor WhatsApp. | Opsi untuk meminta persetujuan WhatsApp tidak dapat digunakan dan tooltip ditampilkan. | Tidak ada tindakan yang perlu dilakukan karena kondisi ini sesuai dengan ketentuan sistem. |
| 5 | Data persetujuan gagal dimuat | Sistem gagal mengambil data persetujuan dari API. | Sistem menampilkan pesan kesalahan dan opsi “Retry” untuk mencoba kembali. | Pilih “Retry”. Jika masalah tetap terjadi, laporkan masalah sesuai prosedur eskalasi pada Bagian 05. |
| 6 | Pelanggan memiliki beberapa akun bisnis | Nomor telepon yang sama terhubung dengan lebih dari satu akun WhatsApp Business. | Sistem menampilkan satu baris untuk setiap akun, dengan status persetujuan masing-masing. | Periksa status pada setiap baris secara terpisah. |
| 7 | Persetujuan masih menunggu respons | Kampanye untuk meminta persetujuan telah dikirim, tetapi pelanggan belum memberikan respons. | Opsi “View campaign” ditampilkan jika informasi kampanye tersedia. Jika tidak tersedia, sistem menampilkan tanda “-”. | Tidak perlu meminta persetujuan kembali jika opsi “View campaign” sudah tersedia. |
Demikian penjelasan mengenai cara mencari data pelanggan berdasarkan nomor telepon atau email pada halaman Customers.