Custom Permission pada Customer Data Platform (CDP) memungkinkan Owner atau Admin mengatur hak akses setiap role terhadap data pelanggan.
Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan data dan menu yang dapat diakses oleh setiap role, seperti Customers, Customer Notes, Loyalty Wallet, dan Customer Segment. Hak akses dapat diatur menjadi Everything, Own, atau Disabled sesuai dengan kebutuhan.
Pengaturan tersebut menentukan menu yang dapat dilihat serta cakupan data yang dapat diakses oleh masing-masing role.
Dengan Custom Permission, Anda dapat mengatur akses secara lebih terperinci sehingga setiap role hanya dapat melihat dan melakukan tindakan sesuai dengan kewenangannya. Hal ini membantu menjaga keamanan data sekaligus memastikan pekerjaan tetap dapat dilakukan tanpa memberikan akses yang berlebihan.
Pelajari lebih lanjut terkait Custom Permission di sini.
Berikut cara mengelola Custom Permission pada Customer Data Platform.
A. Cara Mengakses Custom Permission - Customers
- Masuk ke akun Qontak Anda, lalu pilih menu “Settings”.
- Pilih submenu “Account”, lalu klik tab “Roles”.
- Kemudian isikan kolom Role name, Description, dan tentukan Access.
- Selanjutnya pada bagian Feature permission, pilih tab Customers.
- Lalu Anda akan melihat Feature permission - Customers.
B. Custom Permission Customer [Customers_Customers]
b1. customers_customers_view
Pada bagian ini, Anda dapat mengatur Custom Permission untuk halaman Customers berdasarkan pilihan Feature permission - View. Pengaturan ini menentukan visibilitas dan cakupan data Customers yang dapat diakses, baik pada halaman list of customer (daftar pelanggan) maupun halaman customer detail pelanggan.
(Tampilan Halaman List of Customer - All Access)
(Tampilan Halaman Customer Detail - All Access)
Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers dan centang “Can view”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
All Access (Everything): dapat mengakses seluruh data pelanggan dalam perusahaan.
Ownership (Own): hanya dapat mengakses data pelanggan yang ditugaskan kepadanya.
Disabled: tidak dapat mengakses halaman Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can view’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika view permission pada halaman Customers disembunyikan:
b2. customers_customers_add
Mengatur penambahan atau pembuatan customer baru, baik melalui penambahan satu pelanggan maupun proses impor customer.
Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers dan centang “Can add”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat menambahkan data pelanggan dalam perusahaan.
-
Disabled: tidak dapat menambahkan Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can add’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika add permission ‘Can add’ pada halaman Customers disembunyikan.
b3. customers_customers_delete
Mengatur penghapusan data pelanggan. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers dan centang “Can delete”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat menghapus seluruh data pelanggan dalam perusahaan.
(Tampilan pada Halaman Customer List)
(Tampilan pada Halaman Customer Details)
- Ownership (Own): hanya dapat menghapus data pelanggan yang ditugaskan kepadanya.
-
Disabled: tidak dapat menghapus Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can delete’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika delete permission pada halaman Customers disembunyikan:
(Tampilan pada Halaman Customer List)
(Tampilan pada Halaman Customer Details)
b4. customers_customers_export
Mengatur ekspor atau pengunduhan data pelanggan. Berikut penjelasannya.
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers dan centang “Can export”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat melakukan export data pelanggan dalam perusahaan.
(Tampilan pada halaman All customers)
(Tampilan pada halaman Export)
-
Disabled: tidak dapat mengekspor data Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can export’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika export permission pada halaman Customers disembunyikan:
b5. customers_customers_manage
Mengatur pembuatan dan pengeditan data customer. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers dan centang “Can manage”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengelola data pelanggan dalam perusahaan.
- Ownership (Own): hanya dapat mengelola data pelanggan yang menjadi miliknya.
Disabled: tidak dapat mengelola halaman Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can manage’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika manage permission ‘Can manage’ pada halaman Customers disembunyikan. Ikon ‘pensil’ untuk melakukan edit pada data Customer details tidak akan muncul.
b6. customers_customers_upload
Mengatur akses untuk melakukan Import/Upload Pelanggan secara massal menggunakan file. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers dan centang “Search association”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengunggah seluruh data pelanggan.
(Tampilan pada Halaman Indeks Customer Details)
-
Disabled: tidak dapat mengunggah halaman Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can upload’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika upload permission pada halaman Customers disembunyikan:
b7. customers_customers_searchassociate
Mengatur pencarian dan hubungan Pelanggan dengan data lain (Company, Deal, Ticket, Task).
Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers dan centang “Search association”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengasosiasikan seluruh data pelanggan.
(Tampilan pada Halaman Customer Details)
Ownership (Own): hanya dapat mengasosiasikan data pelanggan yang ditanganinya.
Disabled: tidak dapat mengasosiasikan data Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Search association’ di halaman Feature Permission.
C. Custom Permission Customer - Notes [customer_customernotes_]
c1. customers_customernotes_view
Mengatur visibilitas dan cakupan data Customer Notes yang dapat dilihat dan diakses oleh anggota berdasarkan izin yang diberikan. Berikut langkah-langkah mengatur Custom Field-nya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers Notes dan centang “Can view”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat melihat seluruh notes pada halaman Customers Notes.
(Tampilan Notes pada Customer Details)
Ownership (Own): hanya dapat melihat notes yang ditugaskan kepadanya.
Disabled: tidak dapat mengakses halaman Customers Notes. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can view’ atau “Customer Notes” di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika view permission pada halaman Customer Notes - Can view disembunyikan, sehingga tab “Notes” tidak ditampilkan:
c2. customers_customernotes_add
Mengatur akses anggota untuk menambahkan atau membuat catatan Pelanggan baru pada halaman Customer Notes. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers Notes dan centang “Can add”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat menambahkan notes.
(Tampilan Notes pada Customer Details)
-
Disabled: tidak dapat menambahkan Customers Notes. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can add di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika add permission pada halaman Customer Notes - Can add disembunyikan:
c3. customers_customernotes_delete
Mengatur akses untuk menghapus catatan pelanggan. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers Notes dan centang “Can delete”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat menghapus seluruh notes.
(Tampilan Notes pada Customer Details)
Ownership (Own): hanya dapat menghapus notes yang ditugaskan kepadanya.
Disabled: tidak dapat menghapus Customers Notes. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can delete” di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika delete permission pada halaman Customer Notes - Can delete disembunyikan:
c4. customers_customernotes_manage
Mengatur akses untuk membuat dan mengedit catatan Pelanggan. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customers Notes dan centang “Can manage”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengakses seluruh data pelanggan.
(Tampilan Notes pada Customer Details)
Ownership (Own): hanya dapat mengedit data Notes yang menjadi miliknya.
Disabled: tidak dapat mengelola halaman Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can manage” di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika manage permission pada halaman Customer Notes - Can manage disembunyikan.
D. Custom Permission Loyalty Wallet
[customer_loyaltywallet_view]
Loyalty Wallet merupakan bagian dari package add-on. Setelah Anda berlangganan package tersebut, pengaturan Loyalty Wallet akan tersedia pada halaman Feature permission, sehingga Anda dapat mengatur akses sesuai kebutuhan. Terdapat dua pilihan akses yang dapat digunakan, yaitu:
All access (Everything)
Anda dapat mengakses dan melihat Loyalty Wallet pada data Pelanggan.Disabled
Anda tidak dapat mengakses Loyalty Wallet pada data Pelanggan. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Loyalty Wallet” di halaman Feature Permission.
E. Custom Permission Customer Segments [customer_segment_]
e1. customer_segment_view
Mengatur visibilitas dan cakupan data Customer Segment yang dapat dilihat dan diakses oleh anggota. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customer Segment dan centang “Can view”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengakses seluruh data pelanggan.
(Tampilan Segment pada Customer) - Ownership (Own): hanya dapat mengedit data Segments yang menjadi miliknya.
Disabled: tidak dapat mengakses halaman Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can view’ atau ‘Customer Segment’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika permission pada halaman Customer Segment - Can view disembunyikan.
e2. customer_segment_add
Mengatur akses untuk menambahkan atau membuat Customer Segment baru. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customer Segment dan centang “Can add”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat menambahkan seluruh data customer segment.
(Tampilan Segment pada Customer)
Disabled: tidak dapat mengakses halaman Customer Segment. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can add’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika add permission pada halaman Customer Segment - Can add disembunyikan.
e3. customer_segment_manage
Mengatur akses untuk membuat dan mengedit Customer Segment. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Customer Segment dan centang “Can manage”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengedit Customer Segment, termasuk detail dan kriteria segment.
(Tampilan Akses Edit pada Customer)
Ownership (Own): hanya dapat mengedit data Segments yang ditugaskan kepadanya.
Disabled: tidak dapat mengelola halaman Customer Segment. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can manage’ di halaman Feature Permission.
Berikut tampilan ketika manage permission pada halaman Customer Segment - Can manage disembunyikan.
F. Custom Permission Companies [customers_companies_]
f1. customer_company_view
Mengatur visibilitas dan cakupan data Company yang dapat diakses, baik pada halaman daftar Company maupun halaman Company detail. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Companies dan centang “Can view”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengakses seluruh data pelanggan.
(Tampilan Halaman Indeks Companies)
(Tampilan Halaman Edit Companies)
- Ownership (Own): hanya dapat melihat data Companies yang menjadi miliknya dan tim.
Disabled: tidak dapat mengakses halaman Customers. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can view’ atau ‘Companies’ di halaman Feature Permission.
f2. customer_company_add
Mengatur akses untuk menambahkan atau membuat data perusahaan baru di Qontak. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Companies dan centang “Can add”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat menambahkan seluruh data pelanggan.
(Tampilan Halaman Indeks Companies)
Disabled: tidak dapat menambahkan data pada halaman Companies. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can add’ di halaman Feature Permission.
f3. customer_company_delete
Mengatur izin pengguna untuk menghapus data perusahaan dari Qontak. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Companies dan centang “Can delete”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat menghapus seluruh data pelanggan.
(Tampilan Halaman Indeks Companies)
(Tampilan Halaman Indeks Companies - Delete selected)
Disabled: tidak dapat menghapus data pada halaman Companies. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can delete’ di halaman Feature Permission.
f4. customer_company_export
Mengatur izin untuk mengekspor atau mengunduh data perusahaan. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Companies dan centang “Can export”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengekspor seluruh data pelanggan.
(Tampilan Halaman Indeks Companies - Download selected)
Disabled: tidak dapat mengekspor data pada halaman Companies. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can export’ di halaman Feature Permission.
f5. customer_company_manage
Mengatur izin pengguna untuk membuat dan mengedit data perusahaan.
- Pada bagian Feature permission, pilih Companies dan centang “Can manage”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengelola seluruh data pelanggan.
(Tampilan Halaman Edit Company)
(Tampilan Halaman Indeks Company - Bulk change selected)
- Ownership (Own): hanya dapat mengelola data Companies yang menjadi miliknya dan tim.
Disabled: tidak dapat mengelola data pada halaman Companies. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can export’ di halaman Feature Permission.
f6. customer_company_upload
Mengatur izin untuk mengunggah data perusahaan. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Companies dan centang “Can upload”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengunggah seluruh data pelanggan.
(Tampilan Halaman Indeks Companies - Multiple Companies)
Disabled: tidak dapat mengunggah data Companies. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Can upload’ di halaman Feature Permission.
f7. customer_company_searchassociate
Pengaturan ini memungkinkan Anda mengatur akses untuk mencari dan mengaitkan Company dengan data pada modul lain. Modul yang dapat diakses meliputi Customers, Deals, Tickets, dan Tasks. Berikut penjelasannya:
- Pada bagian Feature permission, pilih Companies dan centang “Search association”.
- Selanjutnya, tentukan cakupan akses data sesuai kebutuhan dengan memilih salah satu opsi berikut:
-
All Access (Everything): dapat mengunggah seluruh data pelanggan.
(Tampilan ‘Search Associations’ Customers)
(Tampilan ‘Search Associations’ Deals)
(Tampilan ‘Search Associations’ Tickets)
(Tampilan ‘Search Associations’ Tasks) Disabled: tidak dapat mengunggah data Companies. Pada kondisi ini, Anda tidak mencentang toggle ‘Search association’ di halaman Feature Permission.