Fitur Export dan Download Customer Data memungkinkan Anda mengekspor data pelanggan dari modul Customers berdasarkan layout yang telah dibuat. Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan informasi yang akan disertakan pada hasil ekspor sesuai kebutuhan.
Melalui fitur Export Customer Data, Anda dapat:
Mengekspor hingga 10.000 data pelanggan dari modul Customers.
Memilih layout untuk menentukan field yang akan disertakan pada hasil ekspor.
Memilih format file hasil ekspor (XLSX atau CSV).
Menjalankan proses ekspor di background sehingga Anda dapat tetap melanjutkan aktivitas lainnya.
Mengunduh hasil ekspor melalui email, notifikasi di aplikasi, atau halaman Export History.
Penting
Sebelum menggunakan fitur Export Customer Data, harap perhatikan hal-hal berikut:
- Pastikan Anda memiliki izin akses Export Customer Data. Jika tidak, tombol Export tidak dapat ditampilkan.
- Proses ekspor hanya dapat dilakukan melalui aplikasi web dan belum tersedia pada aplikasi mobile.
- Pastikan akun Anda menggunakan alamat email yang valid, karena tautan untuk mengunduh hasil ekspor akan dikirimkan ke email tersebut.
- Pastikan terdapat minimal satu data pelanggan pada modul Customers yang dapat diekspor.
- Untuk menerima notifikasi pada aplikasi mobile, pastikan pengaturan notifikasi yang diperlukan telah diaktifkan.
Berikut langkah-langkah melakukan Export dan Download Customer Data.
Masuk ke akun Qontak Anda, lalu pilih menu Customers.
Kemudian klik sub menu All customers.
Pada halaman Customers, pilih data pelanggan yang ingin Anda ekspor dengan mencentang kotak centang di samping nama pelanggan. Anda dapat memilih hingga 10.000 data pelanggan dalam satu kali proses ekspor. Setelah selesai memilih data, klik "Actions", lalu pilih "Download selected".
Jika jumlah data pelanggan mencapai atau melebihi 10.000, sistem akan menampilkan opsi “Select all first 10.000” sesuai urutan data yang sedang ditampilkan.
Pada halaman Export Customer Data, pilih layout yang akan digunakan. Kemudian, tentukan field yang ingin disertakan pada hasil ekspor. Field dikelompokkan ke dalam kategori Customer Info, Default Fields, dan Custom Fields, sedangkan field yang tidak tersedia akan ditampilkan dalam keadaan nonaktif (disabled). Berikut penjelasan setiap field.
| No. | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | File format | Pilih format file hasil ekspor, yaitu XLSX atau CSV. |
| 2 | Timezone | Pilih zona waktu yang akan digunakan pada data hasil ekspor. Secara default, sistem akan menggunakan zona waktu yang telah ditentukan. |
| 3 | Layout | Pilih layout yang akan digunakan untuk menentukan field yang akan disertakan pada hasil ekspor. |
| 4 | Select customers data to be download | Pilih field yang ingin disertakan pada hasil ekspor. Field dikelompokkan ke dalam kategori Customers info, Default fields, dan Custom fields. Berikut tampilan field dalam kategori Default fields: Sistem akan selalu menyertakan field Customer ID, Full Name, dan Owner pada hasil ekspor. Anda tidak dapat menghapus centang pada field yang bersifat wajib (required), sehingga field tersebut akan selalu disertakan dalam file hasil ekspor.
Sistem akan menampilkan nama field dan jenis field untuk setiap custom field. Tanda bintang (*) setelah nama field menunjukkan bahwa field tersebut bersifat wajib (required). Custom field yang baru dibuat akan otomatis dipilih, sedangkan custom field yang bersifat wajib tidak dapat dihilangkan sehingga akan selalu disertakan pada file hasil ekspor. |
Setelah selesai menentukan pengaturan ekspor, klik “Download” untuk memulai proses ekspor data.
Selanjutnya, sistem akan menampilkan notifikasi bahwa proses ekspor telah dimulai. Proses ekspor berjalan di latar belakang (background), sehingga Anda dapat menutup halaman atau melanjutkan aktivitas lainnya tanpa perlu menunggu hingga proses selesai.
Sistem juga akan mengirimkan notifikasi pada tab General di aplikasi web maupun aplikasi CRM Mobile. Notifikasi yang belum dibuka akan ditandai dengan titik merah dan akan hilang setelah Anda membuka notifikasi.
| Tampilan Notifikasi Qontak Web | Tampilan Notifikasi Qontak Mobile |
Selain itu, Anda juga dapat memantau progress download dengan klik “Track progress” pada banner berikut.
Halaman ini menampilkan riwayat proses ekspor beserta statusnya. Setelah proses ekspor selesai dan status berubah menjadi Completed, file hasil ekspor akan tersedia untuk diunduh melalui tombol Download.
Halaman Export History menampilkan riwayat proses ekspor yang dilakukan oleh seluruh pengguna dalam organisasi yang sama. Informasi tersebut dapat dilihat melalui kolom Exporter, sehingga Anda dapat mengetahui pengguna lain yang melakukan proses ekspor pada setiap riwayat.
Demikian penjelasan mengenai cara melakukan export/download data customer.