Fitur Notes pada halaman Tickets memungkinkan Anda untuk menambahkan, mengelola, dan mencari catatan yang berkaitan dengan proses penanganan tiket. Dengan adanya catatan tersebut, informasi penting dapat terdokumentasi dengan lebih terstruktur sehingga memudahkan kolaborasi antar Agent.
Seluruh catatan akan tersimpan pada tiket yang sama sehingga riwayat penanganan dapat ditinjau kembali kapan saja tanpa perlu membuka halaman lain. Berikut langkah-langkah untuk membuat, mengelola, dan memfilter Notes pada halaman Tickets.
Pada panduan ini, Anda akan mempelajari cara menggunakan seluruh fitur Notes pada halaman Tickets, mulai dari membuat catatan, melampirkan file, mengedit, menghapus, hingga memfilter catatan.
A. Cara Menambahkan Note
- Masuk ke akun Qontak Anda, lalu pilih menu Tickets.
- Lalu pada tab “All tickets”, pilih salah satu tiket pada kolom Ticket name yang telah Anda buat.
Maka Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Lalu pada bagian Notes, masukkan catatan pada kolom yang tersedia. Selain menambahkan teks, Anda juga dapat menyebut (mention) pengguna lain menggunakan simbol @ serta melampirkan file dengan menempelkan (paste) file menggunakan kombinasi tombol Ctrl + V..
Format penulisan akan ditampilkan secara otomatis. Anda dapat mengedit dan menyesuaikan isi notes sesuai kebutuhan. Lalu klik “Save”.
Maka note berhasil ditambahkan.
B. Mengatur Format Teks
Berikut penjelasan mengenai format teks yang tersedia pada Ticket Notes.
| No. | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | Jenis teks (Text Style) | Digunakan untuk memilih jenis atau gaya teks yang akan diterapkan pada catatan, misalnya Normal text. |
| 2 | Format teks (Text Formatting) | Digunakan untuk memformat teks, seperti Bold, Italic, Underline, dan |
| 3 | Daftar dan perataan teks (List & Alignment) | Digunakan untuk membuat daftar berpoin (bulleted list), daftar bernomor (numbered list), serta mengatur perataan teks. |
C. Menyisipkan Mention dan Tautan
Berikut penjelasan mengenai format mention dan tautan yang tersedia pada Ticket Notes.
| No. | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | Mention pengguna | Digunakan untuk menyebut (mention) pengguna lain pada catatan menggunakan simbol @ sehingga pengguna yang disebut dapat mengetahui informasi terkait. |
| 2 | Tautan | Digunakan untuk menyisipkan tautan (link) ke dalam catatan sehingga Anda dapat mengarahkan pengguna ke halaman atau sumber informasi tertentu. |
D. Melakukan Attach file
(Akses tombol untuk melakukan attach file)
Anda dapat melampirkan file pada Notes sebagai informasi pendukung saat mendokumentasikan penanganan tiket. Terdapat dua metode yang dapat digunakan untuk mengunggah file, yaitu:
Single File, untuk mengunggah satu file dalam satu kali proses.
Multiple File, untuk mengunggah beberapa file sekaligus dalam satu kali proses.
Penting
- Format file yang didukung meliputi .zip, .xlsx, .docx, .csv, .mov, .mp4, .mp4a, .pdf, .png, .jpg, .xml, dan .txt.
- Ukuran maksimum setiap file adalah 15 MB.
- Setiap Notes dapat memuat maksimal 10 file.
Selain memilih file dari perangkat, Anda juga dapat mengunggah file dengan cara drag and drop langsung ke kolom Notes dengan langkah berikut:
Pada bagian Notes, klik ikon “attachment file”.
Pilih file yang ingin diunggah.
Lalu seret (drag) dan lepaskan (drop) file ke kolom Notes.
Anda juga dapat mengunggah file dengan menempelkan (paste) file ke kolom Notes menggunakan kombinasi tombol Ctrl + V pada Windows, Command + V pada Mac, atau klik kanan lalu pilih “Paste”.
E. Menambahkan Lokasi
- Klik tombol “Location” pada Note.
- Setelah lokasi berhasil ditambahkan, informasi lokasi akan muncul pada bagian bawah kolom Notes.
F. Mengedit dan Menghapus Notes
- Untuk mengedit Notes, klik “ikon titik tiga” pada Notes yang ingin Anda edit.
- Kemudian klik “Edit”.
- Lalu Anda dapat mengedit isi note sesuai dengan kebutuhan. Apabila telah selesai, klik “Save changes” untuk menyimpan perubahan.
- Untuk menghapus Notes, klik “ikon titik tiga” pada Notes yang ingin Anda hapus.
- Kemudian klik “Delete”.
- Maka akan muncul pop up informasi berikut. Klik “Delete” untuk menghapus.
- Lalu akan muncul pop up notifikasi berikut yang menyatakan bahwa note berhasil dihapus.
Demikian penjelasan mengenai cara mengelola fitur Notes pada halaman detail Tickets.