Fitur Tickets memungkinkan pengguna untuk melakukan assign ticket tidak hanya ke individu (Agent), tetapi juga secara langsung ke tim. Dengan cara ini, pembagian pekerjaan dapat dilakukan lebih merata sehingga proses penanganan tiket menjadi lebih efisien. Pendekatan ini juga membantu organisasi dengan banyak tim untuk mengatur workload dengan lebih baik dan mengurangi potensi keterlambatan dalam penanganan tiket.

Melalui langkah-langkah di bawah ini, Anda akan mempelajari bagaimana memanfaatkan fitur penugasan berbasis tim dalam berbagai kondisi, mulai dari saat membuat maupun mengelola tiket, hingga memahami bagaimana tiket yang telah ditugaskan dapat dipantau dengan lebih mudah.

A. Cara Assign Ticket ke Tim pada saat Create Ticket

1. Masuk ke akun Qontak Anda. Kemudian pilih menu Tickets.
   

2. Kemudian pilih tab “All tickets”, dan klik “Create ticket”.
   

3. Maka akan muncul panel berikut. Lengkapi data pada kolom-kolom di bawah ini.
   
   

   Pelajari lebih lanjut cara membuat tiket baru di sini.

4. Selanjutnya, pada kolom Assignee, pilih tim yang ingin Anda assign untuk tiket tersebut. Setiap tim yang tersedia berisi anggota yang sebelumnya telah ditambahkan ke dalam tim. 
   
   

   - Berikut merupakan tampilan yang akan muncul apabila Anda memilih tim yang belum memiliki anggota. Dalam hal ini, Anda perlu menambahkan anggota terlebih dahulu. Pelajari di sini lebih lanjut. 
   
   - Tim yang tidak memiliki anggota tidak dapat dipilih.

5. Pilih metode assign sesuai kebutuhan:

• Assign secara langsung kepada tim tertentu dengan langsung klik nama tim tersebut.
  

• Assign secara spesifik memilih member tertentu dari tim tersebut.
  

• Assign to me atau menetapkan ticket kepada diri sendiri sebagai assignee.

6. Setelah tim berhasil dipilih, lanjutkan proses pembuatan tiket hingga selesai.

B. Cara Melihat Ticket yang di-Assign ke Tim melalui Filter  

Untuk mempermudah manajemen tiket, Anda dapat memfilter daftar tiket berdasarkan Assignee dengan memilih tim atau pengguna tertentu, serta memiliki opsi untuk menyertakan tiket dari masing-masing anggota tim (include team members). Dengan demikian, Anda dapat menemukan seluruh tiket yang ditugaskan kepada entitas atau kelompok tertentu dengan lebih mudah. Berikut langkah-langkahnya.

a. Filter Assign Ticket melalui tab ‘All Tickets’

1. Masuk ke menu Tickets.
   
2. Klik tab “All Tickets”.
   
3. Pada halaman utama Tickets, klik “All filters”.
   
4. Kemudian klik dropdown pada kolom Assignee.
   

5. Lalu pilih tim untuk melihat tiket yang sedang di-assign ke tim tersebut .
    
   

   - Jika Anda memilih salah satu pengguna pada filter Assignee, kemudian filter diterapkan, maka hasil yang ditampilkan adalah seluruh tiket yang memiliki assignee yang sudah Anda dipilih tersebut.
   - Jika Anda memilih tim di filter Assignee, akan muncul checkbox berikut. Aktifkan opsi ini untuk menampilkan seluruh tiket yang telah di-assign kepada anggota dalam tim yang dipilih. Jika opsi tidak diaktifkan, maka hanya tiket yang masih di-assign ke tim (belum ditugaskan ke anggota tertentu) yang akan ditampilkan.
   
   

6. Lalu klik “Apply”.
   
7. Maka data tim yang difilter akan muncul pada halaman berikut.
    

b. Filter Assign Ticket melalui tab ‘Assigned to my team’

1. Masuk ke menu Tickets.
   
2. Klik tab “Assigned to my team”.
   

3. Halaman ini menampilkan total seluruh tiket yang masih terbuka dari semua pipeline yang tersedia.
   

   Jika tiket ditugaskan ke anggota tim, tiket akan otomatis masuk ke halaman ‘Assigned to me’ milik anggota tersebut.
   

    

4. Jika Anda tergabung dalam satu atau lebih tim (misalnya “Team A”), saat Anda membuka halaman daftar tiket dan memilih filter “Assigned to my team”, maka sistem akan menampilkan seluruh tiket yang ditugaskan kepada tim tempat Anda menjadi anggota.
   

   Jika Anda mengunduh atau mengekspor data tiket dari halaman “Assigned to my team”, maka informasi anggota (member) yang menjadi Assignee akan tetap ditampilkan dalam data tersebut. Dalam hal ini, Anda dapat memantau statusnya melalui menu Properties > Upload / Download.

C. Cara Assign Ticket ke Tim pada saat Edit Ticket

1. Klik “Actions” lalu pilih “Edit” salah satu tiket yang telah dibuat.
   

   Tampilan di atas merupakan tampilan saat Anda membuka halaman Ticket dalam mode “List view”. Apabila Anda membuka dalam mode “Board view”, klik ikon ‘titik tiga’ berikut, lalu pilih “Edit”.
   

2. Lalu pada kolom Assignee, pilih tim yang ingin Anda assign untuk tiket tersebut.
   

3. Selanjutnya, akan muncul pop-up notifikasi yang menandakan bahwa Assignee telah berhasil diperbarui. 
   

4. Informasi terkait penambahan atau perubahan Assignee juga akan tercatat pada Activity Log. Melalui bagian ini, Anda dapat melihat rincian aktivitas, termasuk siapa yang melakukan perubahan atau penambahan Assignee. 
   

   Informasi perubahan atau penambahan Assignee juga akan muncul pada panel notifikasi seperti terlihat pada tampilan berikut.
   

Demikian penjelasan terkait cara assign ticket ke Tim pada Mekari Qontak. Pelajari terkait sekilas filter Ticket di sini.