Pengaturan layout kolom pada halaman pembuatan Ticket berperan penting dalam membantu tim bekerja lebih efisien dan terfokus. Tanpa pengaturan yang tepat, Agent dapat dihadapkan pada banyak kolom yang tidak relevan, sehingga proses penanganan ticket menjadi lebih lambat, rawan kesalahan pengisian, serta berisiko menampilkan informasi yang seharusnya tidak diakses oleh pihak tertentu.

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, Mekari Qontak menyediakan fitur Ticket Layout yang memungkinkan penyesuaian tampilan kolom Ticket berdasarkan kebutuhan dan peran masing-masing tim. Dengan fitur ini, setiap tim hanya dapat melihat dan mengelola kolom yang sesuai dengan tanggung jawabnya dalam proses penanganan Ticket.

Fitur ini dapat diakses melalui tab Layout pada halaman Ticket di menu Properties. Pada tab ini, Anda dapat membuat layout baru, melakukan perubahan pada layout yang sudah ada, hingga menghapus layout yang tidak lagi digunakan. Layout yang telah dibuat juga dapat diterapkan sesuai kebutuhan operasional dalam pengelolaan Ticket.

Untuk memahami cara penggunaan fitur ini secara lebih detail, silakan simak penjelasan pada langkah-langkah berikut.

Penting
- Untuk saat ini, fitur pengelolaan Layout, baik dari sisi penambahan field dan pengaturan required/optional hanya berlaku pada kolom terkait About Ticket. Sementara, kolom-kolom terkait Associated companies dan Associated contacts hanya dapat diatur dari sisi pengaturan required/optional.
- Untuk kolom terkait Product Association dapat dikelola melalui menu Properties tepatnya di halaman Settings.

A. Cara Membuat Layout Baru 

1. Masuk ke akun CRM Anda kemudian pilih menu Properties.
   
2. Lalu klik tab “Layouts”.
   
3. Pada halaman Layout, klik “Create layout”, lalu pilih “Ticket”.
   

4. Selanjutnya Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Pada step Fill details, isikan kolom Layout name, Pipeline, dan Teams. Kemudian klik “Continue”.
   

   Pada bagian Teams, Anda dapat memilih tim spesifik atau All teams.
   

5. Kemudian akan muncul halaman pengelolaan Layout seperti berikut. Atur dan kelola setiap field yang ingin Anda munculkan pada halaman pembuatan Deals.
   

No.	Nama Fitur	Penjelasan
1	Available fields	Berisikan fields yang tersedia dan belum ditambahkan ke area layout. Untuk menambahkan field baru, Anda dapat memindahkannya secara otomatis dengan cara drag and drop pada ikon ‘titik enam’ ke area layout.
2	Search field name	Kolom untuk mencari nama field yang telah dibuat.
3	Filter	Filter untuk memudahkan Anda dalam mencari nama field. Anda dapat menyaring data tersebut berdasarkan: Keterangan: All creators digunakan untuk filter data berdasarkan semua creator.  Created by Qontak digunakan untuk menyaring data berdasarkan field yang telah dibuat oleh sistem Qontak. Created by user digunakan untuk menyaring data berdasarkan field yang telah dibuat oleh user.
4	Create field	Klik tombol tersebut untuk menambahkan field baru. Secara otomatis, Anda akan diarahkan ke halaman pembuatan field berikut.
5	Ticket layout	Area untuk menyusun field yang sudah ditambahkan.
6	Ikon ‘titik enam’	Klik ikon berikut untuk memudahkan Anda dalam memindahkan susunan layout.
7	Ikon ‘titik tiga’	Berisikan pilihan sebagai berikut: Keterangan: Edit property: Mengedit field. Set as required: Menjadikan field wajib untuk diisi. Send to top: Memindahkan field ke posisi urutan atas. Send to bottom: Memindahkan field ke posisi urutan terbawah. Takeout property: Menghapus field. Apabila Anda menghapus salah satu field, maka field yang terhapus akan kembali pada kotak Available fields.
9	Select field	Klik tombol ini untuk menambah field yang tersedia pada Available fields.
10	Preview	Klik tombol tersebut untuk melihat tampilan yang akan muncul pada halaman Customers. Contoh Preview yang akan terlihat:

6. Selanjutnya Layout yang telah dibuat akan muncul pada halaman berikut.
   

B. Cara Menghapus Layout yang Telah Dibuat

Berikut merupakan langkah-langkah yang dapat Anda ikuti.

1. Pada data Layout yang akan Anda hapus, klik “Actions”.
   
2. Lalu pilih “Delete”.
   
3. Kemudian akan muncul kotak informasi seperti berikut. Klik “Delete” untuk melanjutkan.
   
4. Maka akan muncul notifikasi berikut yang menyatakan bahwa Layout telah berhasil terhapus.
   

C. Cara Melakukan Duplikat pada Layout

Berikut merupakan langkah-langkah yang dapat Anda ikuti.

1. Klik “Actions” pada salah satu Layout, lalu pilih Duplicate.
   

2. Selanjutnya Anda akan diarahkan ke halaman Create ticket Layout. Dalam hal ini, Pipeline tidak boleh memiliki Layout name yang sama dengan yang diduplikasi. Jadi, Anda perlu mengubah Layout name yang akan diduplikasi. Kemudian ulangi langkah yang sama dalam pembuatan Ticket Layout dengan menentukan Pipeline dan Team. Lalu klik “Continue”.
   

3. Atur kembali Ticket layout sesuai dengan keinginan Anda.
   

4. Maka data yang diduplikasi akan kembali muncul pada halaman berikut.
   

Demikian penjelasan terkait cara membuat, menghapus, dan menduplikasi Ticket Layout. Selanjutnya pelajari terkait cara mengelola Ticket Properties di sini.