Sebelum menggunakan fitur Email Campaign, Anda perlu mengintegrasikan subdomain dan membuat email sender terlebih dahulu melalui halaman Integrations Mekari Qontak. Kini, Anda dapat melakukannya secara mandiri, tanpa bergantung pada tim Qontak untuk mendapatkan DNS Records, melakukan verifikasi subdomain, dan membuat alamat email pengirim. 

Melalui halaman Integrations, Anda dapat:

• Menambahkan subdomain yang ingin digunakan.

• Mendapatkan value DNS record yang dibutuhkan untuk konfigurasi pada domain manager (external app) Anda.

• Melakukan verifikasi subdomain setelah record dikonfigurasi pada domain manager.
• Membuat alamat email pengirim (email sender) secara mandiri setelah subdomain berhasil diverifikasi.

Penting
1. Anda hanya dapat mengintegrasikan 1 subdomain dengan 1 email sender pada  1 akun Qontak.
2. Anda wajib menggunakan subdomain eksklusif yang tidak digunakan pada layanan email lain, dikarenakan pengaturan DNS untuk email campaign membutuhkan MX Record, agar proses pengiriman dan penerimaan email tidak terganggu. Pelajari lebih lanjut di sini.
3. Hanya user dengan role Admin yang dapat melakukan konfigurasi Email Campaign.

Dengan adanya self-integration, aktivasi fitur dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan Anda. 

Pada penjelasan di bawah ini, kami akan memandu Anda mulai dari menambahkan subdomain hingga membuat email sender baru.

A. Cara Menambahkan dan Melakukan Verifikasi Subdomain

1. Masuk ke akun Qontak Omnichannel Anda. Kemudian pilih menu “Integrations”.
2. Lalu klik submenu “Email”, lalu pilih “Campaign”.
   

3. Kemudian, Anda akan diarahkan ke halaman Integrasi Email Campaign. Klik tab “Subdomain” untuk melanjutkan.
   

   - Jika Anda terdaftar sebagai role Admin, dan Anda belum memiliki subdomain dan Email Sender yang terintegrasi dengan Qontak, maka Anda akan melihat tampilan berikut pada halaman Campaign > Email.
   
   - Anda dapat klik “Connect subdomain” untuk diarahkan ke halaman Integrations untuk menambahkan subdomain hingga membuat email sender baru.
   
   - Jika Anda terdaftar sebagai role Supervisor atau Agent, maka Anda akan melihat tampilan berikut dan Anda perlu menginformasikan ke role Admin yang terdaftar pada akun Qontak untuk melakukan integrasi Email Campaign.
   

4. Selanjutnya, klik “Add subdomain” untuk menambahkan subdomain yang akan digunakan untuk mengirimkan Email Campaign.
   

5. Lalu, akan muncul pop up berikut. Isikan subdomain pada kolom yang tersedia. Kemudian klik “Add”.
   

   Penting
   Harap gunakan subdomain khusus untuk melakukan pengiriman campaign melalui fitur Email Campaign Qontak. Pastikan subdomain tidak terhubung dengan layanan email lainnya, seperti Google, Outlook, dan mail service lainnya. 

6. Setelah subdomain berhasil ditambahkan, sistem secara otomatis akan memberikan 5 (lima) value DNS Record yang perlu Anda salin dan konfigurasikan pada aplikasi  Domain Manager Anda.
   

   Pengaturan DNS Record diperlukan untuk memverifikasi kepemilikan subdomain, memastikan keamanan pengiriman, dan mencegah email ditandai sebagai spam. 

7. Kemudian, buka situs penyedia domain tempat domain Anda terdaftar, dan cantumkan value yang sudah disalin dari Qontak pada pengaturan DNS. Pelajari lebih lanjut terkait cara melakukan konfigurasi DNS Records pada Domain Manager di sini.

   - Pastikan data telah terisi dengan benar pada halaman Domain Manager Anda sebelum kembali ke menu Qontak untuk melakukan verifikasi subdomain.
   - Jika proses verifikasi ingin dilakukan nanti, Anda dapat klik “Verify later” untuk kembali ke halaman utama subdomain.
   

8. Setelah DNS records telah selesai dikonfigurasi, klik “Verify subdomain” untuk melakukan verifikasi.
   
   

   Penting
   - Jika proses verifikasi gagal, Anda dapat klik “Verify subdomain” untuk melakukan verifikasi kembali setelah 5 menit dari percobaan terakhir.
   - Jika hanya sebagian value yang berhasil diverifikasi, Anda disarankan untuk  memastikan kembali tidak ada typo maupun kesalahan penginputan pada domain manager Anda.
   
   - Apabila konfigurasi DNS records dipastikan sudah dilakukan dengan benar namun hasil verifikasi masih menunjukkan Unverified, Anda dapat menunggu maksimal 2x24 jam untuk melakukan verifikasi ulang. Kondisi ini dapat terjadi karena proses propagate DNS Record dari domain provider belum selesai. 

9. Jika semua value sudah berhasil diverifikasi, maka status subdomain Anda akan menjadi Connected, dan Anda dapat melanjutkan pembuatan Email Sender baru untuk mengirimkan Email Campaign melalui Qontak.
   

B. Cara Membatalkan dan Menghapus Integrasi Subdomain

Anda dapat masuk ke halaman detail subdomain untuk membatalkan integrasi dan menghapus subdomain. Hal ini dapat dilakukan jika Anda ingin mengganti subdomain baru, atau ingin berhenti menggunakan fitur Email Campaign.

Jika Anda ingin membatalkan integrasi subdomain yang telah ditambahkan, Anda dapat melakukan Cancel Integration. Opsi ini tersedia untuk subdomain dengan status Unverified. Berikut langkahnya: 

1. Masuk ke menu Integrations, lalu pilih sub menu Email dan klik tab “Campaign”.
   

2. Kemudian klik nama Subdomain yang ingin Anda batalkan integrasinya.
   

3. Lalu pada halaman detail subdomain, klik “Cancel integration”.
   

4. Kemudian, klik “Cancel integration” untuk konfirmasi pembatalan proses integrasi.
   

5. Maka, proses pembatalan sudah selesai dan sistem akan menghapus subdomain dan DNS records yang terhubung dengan akun Qontak Anda.

Namun, jika subdomain Anda telah berstatus ‘Connected’ dan tidak terhubung dengan Email Sender, maka Anda dapat menghapus subdomain yang telah terhubung dengan akun Qontak Anda dengan langkah berikut:

1. Masuk ke menu Integrations, lalu pilih sub menu Email dan klik tab “Campaign”.
   

2. Kemudian klik Subdomain yang ingin Anda hapus integrasinya.
   

3. Klik Delete subdomain integration
   

4. Klik “Delete” untuk konfirmasi pada penghapusan integrasi subdomain yang telah terhubung.
   

5. Maka, proses pembatalan sudah selesai dan sistem akan menghapus subdomain dan DNS records yang terhubung dengan akun Qontak Anda.

Jika subdomain telah dihapus, Anda masih dapat mengakses history pengiriman campaign pada menu Email Campaign.

C. Cara Menambahkan Sender Name dan Email Sender

1. Setelah subdomain berhasil ditambahkan dan terverifikasi, langkah berikutnya adalah membuat alamat pengirim (sender email). Untuk memulainya, klik tab “Sender” pada halaman Integrasi Email Campaign.
   

2. Lalu, klik “Add sender”.
   

   Anda dapat membuat email sender baru jika memiliki subdomain yang berstatus Connected.

3. Kemudian akan muncul pop up form pengisian informasi Sender. Isikan kolom Sender name dan Email sender. Lalu klik “Add”.
   

   - Sender name: digunakan sebagai nama pengirim Email, isi dengan panjang maksimal 60 karakter. Sender name akan otomatis terisi pada kolom Sender name pada halaman pembuatan campaign, namun Anda masih dapat mengubah sesuai kebutuhan ketika mengirimkan campaign.
   
   - Email sender: isi alamat email yang ingin dijadikan sebagai alamat email pengirim. Dalam hal ini, penerima tidak dapat membalas langsung ke alamat tersebut karena bersifat sebagai no-reply email. 

4. Maka Sender telah berhasil ditambahkan.
   

D. Cara Mengubah Sender Name

Anda dapat mengubah Sender name jika Anda ingin menggunakan nama baru sebagai pengirim email. Berikut langkahnya:

1. Masuk ke menu Integrations, lalu pilih sub menu Email dan klik tab “Campaign”.
   

2. Kemudian klik tab “Sender”.
   

3. Lalu, klik “Actions” dan pilih “Edit”.
    

4. Maka akan muncul pop up berikut. Ubah nama pengirim sesuai dengan keinginan Anda. Lalu klik “Save changes”.
   

5. Perubahan nama ini hanya berlaku untuk pembuatan campaign berikutnya.

E. Cara Menghapus Email Sender

Anda dapat menghapus Email Sender jika ingin menggunakan alamat email lain sebagai email pengirim, atau ingin berhenti menggunakan fitur Email Campaign. Berikut langkahnya:

1. Masuk ke menu Integrations, lalu pilih sub menu Email dan klik tab “Campaign”.
   

2. Kemudian klik tab “Sender”.
   

3. Lalu klik “Actions”, dan pilih “Delete”.
    

4. Maka akan muncul pop up berikut. Lalu klik “Delete”.
   

   Anda tidak dapat menghapus email sender jika ada proses pengiriman campaign yang sedang berlangsung.

5. Jika email sender telah dihapus, Anda masih dapat mengakses riwayat pengiriman campaign pada menu Email Campaign.