Mode CRM offline pada mobile sangat penting bagi pengguna yang bekerja di area dengan internet terbatas. Mode ini akan memastikan produktivitas yang Anda lakukan berjalan dengan lancar dan memungkinkan Anda untuk mencatat, memperbarui transaksi, merekam aktivitas secara offline serta menyinkronkan data setelah kembali online.

Pada penjelasan di bawah ini, Anda akan mempelajari mulai dari cara melakukan konfigurasi dan akses data secara offline, hingga menangani kegagalan sinkronisasi pada data.  Simak langkah-langkah selengkapnya di bawah ini.

A. Cara Melakukan Konfigurasi Offline Mode

1. Masuk ke akun Mobile CRM Anda.
2. Klik menu “Other", lalu pilih menu Account pada bagian Settings.
   
3. Lalu gulir ke bawah halaman Account settings hingga Anda menemukan Offline mode. Klik opsi berikut untuk melanjutkan.
   
4. Kemudian Anda akan muncul pilihan berikut. Apabila Anda memilih Automatic, maka aplikasi secara otomatis akan beralih ke mode offline saat tidak ada koneksi internet yang terdeteksi dan menyinkronkan data segera setelah koneksi tersambung kembali. Apabila Anda memilih Always online maka aplikasi akan tetap online sepenuhnya, sehingga memerlukan koneksi internet untuk semua tindakan. Lalu apabila Anda memilih Always offline maka aplikasi beroperasi dalam mode offline terlepas dari ketersediaan internet dan Anda wajib menyinkronkan data secara manual saat kembali online.
   
5. Kemudian pilih mode sesuai dengan yang Anda inginkan. Konfirmasikan pilihan Anda, dan aplikasi akan menyesuaikan fungsinya berdasarkan pengaturan yang Anda pilih.

B. Cara Mengakses dan Mengelola Offline Mode

Fitur Offline Mode hadir dengan halaman khusus baru yang dinamakan ‘Unsynchronized Data’ atau data yang tidak tersinkronisasi. Pada halaman ini, Anda dapat mengelola semua data yang dibuat atau diperbarui pada saat mode offline. Halaman tersebut memastikan penyimpanan data Anda telah aman dan sinkronisasi yang dilakukan lancar setelah koneksi internet tersedia. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengakses dan mengelola halaman Unsynchronized Data:

1. Buka aplikasi Mobile CRM Anda.
2. Kemudian masuk ke menu Other, lalu pilih tab Unsynchronized Data.
   
3. Pada halaman ini, Anda dapat mengelola Unsynchronized Data untuk tab Contact, Company, Deals, Tasks, Note, Products, hingga Live location.
   
   

   - Saat ini, tab yang sudah bisa dikelola dan disinkronisasi datanya adalah Deals dan Tasks.
   - Tab Contact dan Company akan tetap disembunyikan hingga fitur offline-nya siap untuk saat ini.

4. Periksa data yang tercantum pada setiap tab. Data yang tidak disinkronkan akan disimpan di sini hingga koneksi internet dipulihkan.
   
   

   Anda juga dapat menemukan pintasan untuk 'meninjau' Unsynchronized Date melalui notifikasi berikut.
    

5. Saat koneksi internet tersedia, aplikasi akan secara otomatis menyinkronkan data yang tersimpan.
   
   

   Anda mungkin akan mengalami ‘failed sync data to server’ atau data sinkronisasi ke server gagal, dan ada beberapa kemungkinan penyebabnya:
   - Koneksi internet buruk.
   - Kondisi field diperbarui, misalnya tidak wajib diisi → menjadi wajib diisi.
   - Kemungkinan ada perubahan yang dilakukan secara daring saat pengguna sedang luring (misalnya Pengguna A mengedit Deal XXX saat luring, pada saat yang sama ada Pengguna B yang mengedit Deal XXX saat daring).
   - Data dihapus oleh pengguna lain saat daring.

C. Cara Menangani ‘Failed Data Synchronization’

Saat bekerja secara offline, kondisi tertentu dapat menyebabkan kegagalan sinkronisasi saat aplikasi kembali online. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengatasi masalah tersebut.

1. Koneksi Internet Buruk
   Sistem akan terus berupaya menyinkronkan data secara otomatis. Jika sinkronisasi otomatis gagal, Anda dapat melakukan sinkronisasi secara manual melalui halaman Unsynchronized Data.
   
2. Kondisi Kolom Diperbarui (misalnya, Not required → Required)
   Apabila admin telah memperbarui kolom, sebagai contoh, dari ‘Not required’ menjadi ‘Required’, maka sinkronisasi akan gagal jika kolom ‘Required’ kosong.
   Solusi dari masalah tersebut:
   1. Klik salah satu Deals yang terdampak.
   
   2. Kemudian akan muncul notifikasi beriku, lalu klik “Edit deal”.
   3. Kemudian isikan kolom-kolom yang sudah berstatus ‘Required’ tersebut.
   
   4. Simpan perubahan dan coba sinkronisasi lagi.

3. Perubahan yang Dilakukan Secara Daring Saat Luring
   Contoh:
   Pengguna A mengedit Deal XXX secara luring, sementara Pengguna B mengedit Deal yang sama secara daring. Setelah sinkronisasi, konflik terdeteksi karena perubahan yang dilakukan oleh Pengguna B.
   Solusi dari masalah tersebut:
   Aplikasi akan meminta Pengguna A untuk meninjau data yang bertentangan.
   Pilih salah satu:
   1. Pertahankan versi daring (dibuat oleh Pengguna B)
   2. Pertahankan versi luring (dibuat oleh Pengguna A).

4. Data Dihapus oleh Pengguna Lain Saat Online
   Jika transaksi yang diperbarui secara offline dihapus oleh pengguna lain saat online, sinkronisasi akan gagal. Pengguna akan diberi tahu saat mereka melakukan klik data, dan data yang dihapus akan otomatis dihapus secara permanen.

Demikian cara kerja Offline Mode pada Mobile CRM.