Pada Qontak, Anda bisa mengaktifkan WhatsApp Auto Message untuk mendapatkan notifikasi di Whatsapp. Pada fitur ini, Anda bisa mengirimkan pesan otomatis dengan trigger dari Qontak seperti deal date, deal creation, deal moving, idle deal atau birthday. Berikut langkah-langkahnya.

Penting
Untuk mengaktifkan fitur ini, ada beberapa yang harus Anda perhatikan seperti:
1. Harus memiliki Akun Chat Panel yang memiliki akses untuk melakukan broadcast.
2. Harus memiliki saldo MCC yang tersedia untuk melakukan broadcast.
3. Pengirim WhatsApp harus disetujui oleh WhatsApp.
4. Pesan template harus disetujui oleh WhatsApp.
5. Nomor tujuan harus diawali dengan kode negara.

Sebelumnya Anda dapat mempelajari tentang:
[Fitur] Aplikasi CRM Mekari Qontak untuk Tingkatkan Performa Bisnis 75%

A. Cara Mendaftarkan akun Chat Panel untuk WhatsApp

1. Masuk ke menu Settings.
2. Kemudian, pilih submenu Bot & Automation, lalu klik tab “WhatsApp auto-message”.
   
3. Lalu klik tombol “Start now”.
   

4. Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Isikan Omnichannel API token seperti yang terlihat pada gambar berikut.
   
    

   Input Token API Chat yang dapat ditemukan saat Anda klik “See API Token” (dalam hal ini Anda wajib login ke chat panel). Pelajari cara generate API token di sini.

5. Jika berhasil masuk, maka Anda akan melihat status akun Anda sudah Connected.
   
    

B. Cara Membuat WhatsApp Auto-Message

1. Klik tombol “Create notification”.
   
    

2. Lalu Anda akan diarahkan ke halaman berikut.
   

3. Pada bagian Feature settings, tersedia beberapa fitur yang dapat Anda pilih, yaitu Deal, Ticket, Contact, dan Company.
   

4. Berikut tampilan dan pengaturan yang akan muncul ketika Anda memilih salah satu Feature Name (Deal, Ticket, Company, atau Contact).

   1. a. Feature Name: Deal
      

   No	Nama Fitur	Penjelasan
   1	Feature: Deal	Menampilkan jenis Feature yang sedang dipilih. Pada contoh gambar di atas, jenis Feature yang dipilih adalah Deal.
   2	Pipeline	Menampilkan pilihan Pipeline yang tersedia. Pelajari di sini lebih lanjut terkait cara membuat Deals Pipeline.
   3	Trigger	Menentukan kapan notifikasi akan dikirim, berdasarkan kondisi tertentu pada Feature (contoh pada gambar adalah Deal). Terdapat dua jenis trigger yang bisa digunakan  a. By action: notifikasi dikirim berdasarkan tindakan atau aktivitas tertentu, misalnya ketika Deal baru dibuat (Deal is created) atau berpindah tahap. Pada tipe By action, notifikasi akan dikirim ketika terjadi suatu aktivitas atau perubahan status pada Feature yang dipilih. Beberapa contoh action trigger yang tersedia antara lain: Deal is created: notifikasi dikirim saat Deal baru dibuat. Deal is on stage: notifikasi dikirim ketika Deal berpindah ke tahap tertentu dalam pipeline. Deal is inactive for: notifikasi dikirim jika Deal tidak mengalami aktivitas selama jangka waktu tertentu. - Jika pengguna memilih Deal is on stage pada bagian Trigger, maka akan muncul kolom tambahan bernama Stage. Kolom ini digunakan untuk menentukan tahap tertentu dalam Pipeline yang akan menjadi pemicu pengiriman notifikasi. Contohnya, jika tahap Qualified dipilih, maka WhatsApp Auto-message akan dikirim setiap kali suatu Deal berpindah ke stage “Qualified”. - Jika pengguna memilih Deal is inactive for pada bagian Trigger, maka akan muncul dua kolom tambahan, yaitu: - Stage: digunakan untuk menentukan tahap tertentu di Pipeline yang ingin dipantau tingkat aktivitasnya. - Inactive duration: digunakan untuk menentukan berapa lama Deal tidak aktif (dalam hitungan hari) sebelum notifikasi dikirim. Contohnya, jika dipilih Stage: Qualified dan Inactive duration: 7 days, maka WhatsApp Auto-message akan dikirim jika Deal di tahap Qualified tidak mengalami aktivitas selama 7 hari berturut-turut. b. By date: notifikasi dikirim berdasarkan tanggal yang terhubung dengan data tertentu, misalnya sehari sebelum tanggal closing deal atau pada tanggal jatuh tempo. Beberapa contoh trigger by date yang tersedia antara lain: Anda dapat melakukan penyesuaian (custom) pada seluruh trigger yang memiliki tipe data Date atau memilih trigger yang telah disediakan oleh sistem.    - Deal Expected Close / Order: notifikasi dikirim pada atau sebelum tanggal perkiraan deal close/order. - Deal Expire Date: notifikasi dikirim saat mendekati tanggal kadaluarsa deal. - Deal Start Date: notifikasi dikirim pada tanggal mulai deal. Jika pengguna memilih By date pada bagian Trigger, maka setelah menentukan jenis tanggal acuan (misalnya Deal Expected Close / Order), akan muncul kolom tambahan Send notification at (hours). Kolom ini berfungsi untuk menentukan waktu pengiriman notifikasi berdasarkan jam tertentu pada tanggal yang sudah dipilih.

   
   ` b. Feature Name: Ticket

   

   No	Nama Fitur	Penjelasan
   1	Feature: Ticket	Menampilkan jenis Feature yang sedang dipilih. Pada contoh gambar di atas, jenis Feature yang dipilih adalah Ticket.
   2	Pipeline	Menampilkan pilihan Pipeline yang tersedia.
   3	Trigger	a. By action: notifikasi dikirim berdasarkan tindakan atau aktivitas tertentu, misalnya ketika Ticket baru dibuat (Ticket is created) atau berpindah tahap. Pada tipe By action, notifikasi akan dikirim ketika terjadi suatu aktivitas atau perubahan status pada Feature yang dipilih. Beberapa contoh action trigger yang tersedia antara lain: Ticket is created: notifikasi dikirim saat Ticket baru dibuat. Ticket is on stage: notifikasi dikirim ketika Ticket berpindah ke tahap tertentu dalam pipeline. Ticket is inactive for: notifikasi dikirim jika Ticket tidak mengalami aktivitas selama jangka waktu tertentu. - Jika pengguna memilih Ticket is on stage pada bagian Trigger, maka akan muncul kolom tambahan bernama Stage. Kolom ini digunakan untuk menentukan tahap tertentu dalam Pipeline yang akan menjadi pemicu pengiriman notifikasi. Contohnya, jika tahap Qualified dipilih, maka WhatsApp Auto-message akan dikirim setiap kali suatu Ticket berpindah ke stage “Qualified”. - Jika pengguna memilih Ticket is inactive for pada bagian Trigger, maka akan muncul dua kolom tambahan, yaitu:   - Stage: digunakan untuk menentukan tahap tertentu di Pipeline yang ingin dipantau tingkat aktivitasnya. - Inactive duration: digunakan untuk menentukan berapa lama Ticket tidak aktif (dalam hitungan hari) sebelum notifikasi dikirim.   Contohnya, jika dipilih Stage: Assigned dan Inactive duration: 7 days, maka WhatsApp Auto-message akan dikirim jika Ticket di tahap Assigned tidak mengalami aktivitas selama 7 hari berturut-turut. b. By date: notifikasi dikirim berdasarkan tanggal yang terhubung dengan data tertentu, misalnya sehari sebelum tanggal closing ticket atau pada tanggal jatuh tempo. Beberapa contoh trigger by date yang tersedia antara lain: Anda dapat melakukan penyesuaian (custom) pada seluruh trigger yang memiliki tipe data Date atau memilih trigger yang telah disediakan oleh sistem.   Ticket Due Date: Artinya, sistem akan mengirimkan WhatsApp Auto-message pada waktu yang ditentukan (melalui kolom Send notification at (hours)) untuk mengingatkan bahwa tiket akan segera jatuh tempo, atau sudah mencapai tanggal jatuh tempo. Jika pengguna memilih By date pada bagian Trigger, maka setelah menentukan jenis tanggal acuan (misalnya Ticket Due Date), akan muncul kolom tambahan Send notification at (hours). Kolom ini berfungsi untuk menentukan waktu pengiriman notifikasi berdasarkan jam tertentu pada tanggal yang sudah dipilih.

   
   c. Feature Name: Contact
   

   No	Nama Fitur	Penjelasan
   1	Feature: Contact	Menampilkan jenis Feature yang sedang dipilih. Pada contoh gambar di atas, jenis Feature yang dipilih adalah Contact.
   2	Trigger	By date: notifikasi dikirim berdasarkan tanggal yang terhubung dengan data tertentu. Beberapa contoh trigger by date yang tersedia antara lain: Anda dapat melakukan penyesuaian (custom) pada seluruh trigger yang memiliki tipe data Date atau memilih trigger yang telah disediakan oleh sistem.   - Contact Date Of Birth: notifikasi dikirim berdasarkan tanggal lahir kontak, misalnya untuk mengirim ucapan ulang tahun atau promo khusus. - Contact Tanggal: notifikasi dikirim berdasarkan tanggal khusus lain yang disimpan di field “Tanggal” pada data kontak, misalnya tanggal bergabung, tanggal reminder follow-up, dan sebagainya. Jika pengguna memilih By date pada bagian Trigger, maka setelah menentukan jenis tanggal acuan (misalnya Contact Date Of Birth), akan muncul kolom tambahan Send notification at (hours). Kolom ini berfungsi untuk menentukan waktu pengiriman notifikasi berdasarkan jam tertentu pada tanggal yang sudah dipilih.

   
   d. Feature Name: Company
    

   No	Nama Fitur	Penjelasan
   1	Feature: Contact	Menampilkan jenis Feature yang sedang dipilih. Pada contoh gambar di atas, jenis Feature yang dipilih adalah Company.
   2	Trigger	By date: notifikasi dikirim berdasarkan tanggal yang terhubung dengan data tertentu.   Anda dapat melakukan penyesuaian (custom) pada seluruh trigger yang memiliki tipe data Date atau memilih trigger yang telah disediakan oleh sistem.   Jika pengguna memilih By date pada bagian Trigger, maka setelah menentukan jenis tanggal acuan, akan muncul kolom tambahan Send notification at (hours). Kolom ini berfungsi untuk menentukan waktu pengiriman notifikasi berdasarkan jam tertentu pada tanggal yang sudah dipilih.

5. Klik “Continue” untuk melanjutkan.
   
    

6. Lalu, Anda akan masuk ke tahapan Set up template message. 
   

7. Tentukan Sender name yang akan digunakan untuk mengirim notifikasi.
    

8. Selanjutnya, pilih Message template. Pratinjau pesan dari template yang dipilih akan ditampilkan pada bagian Message content preview. 
   

   Penting
   Pilihan Message template bergantung pada Sender yang dipilih. Jika Sender telah memiliki template message yang dibuat sebelumnya, template tersebut akan tersedia untuk dipilih. Jika belum, tidak ada template message yang tersedia. 
    

9. Pada template di atas terdapat variabel yang dalam hal ini, Anda dapat menentukan isi template tersebut dengan memilihnya di bagian Variable mapping. Tentukan variablenya pada bagian Select mapping feature dan Field.
   

10. Tentukan penerima dengan memilih pada kolom Recipient.
    

11. Kemudian tentukan Related recipient field, pilih fitur dan kolom yang Anda inginkan pada bagian Feature dan Field.
    

12. Lalu klik “Save” untuk menyimpan.
    
     

13. Maka trigger WhatsApp Auto-message list yang telah Anda buat akan terbentuk sebagai berikut dan secara otomatis akan aktif.
    

14. Berikut tampilan WhatsApp Auto-message yang diterima.
    

15. Anda juga bisa menghapus dan menonaktifkan trigger WhatsApp Auto-message yang sudah dibuat dengan klik “Action” lalu pilih Delete atau pilih Detail untuk melihat secara lebih detail.