Qontak Appointments adalah fitur penjadwalan yang digunakan untuk menerima dan mengelola reservasi atau janji temu. Anda dapat menentukan lokasi operasional (Locations), layanan yang ditawarkan (Services), serta staf yang bertanggung jawab memberikan layanan tersebut (Staff). Setelah semua pengaturan selesai, Anda, tim Anda, maupun AI booking agent yang terintegrasi dapat menjadwalkan reservasi, sementara seluruh jadwal harian dapat dipantau dan dikelola melalui satu tampilan timeline.
A. Menu-menu pada Qontak Appointment
| No. | Nama Menu | Penjelasan |
1 |
Schedule | Memantau dan mengelola seluruh jadwal appointment dalam tampilan timeline. Pada halaman ini, pengguna dapat melihat ringkasan booking, memfilter jadwal berdasarkan tanggal, lokasi, dan staf, serta memantau ketersediaan dan status appointment untuk setiap staf. |
2 |
Bookings | Menampilkan daftar seluruh booking yang telah dibuat dalam bentuk tabel, lengkap dengan informasi pelanggan, layanan, staf, jadwal appointment, sumber booking, dan status booking. |
3 |
Locations | Lokasi fisik tempat appointment dilaksanakan. Location mencakup informasi seperti alamat, zona waktu, jam operasional, serta hari-hari saat lokasi tidak beroperasi. |
4 |
Services | Layanan yang ditawarkan kepada pelanggan, misalnya konsultasi umum, potong rambut, cabut gigi. Setiap layanan memiliki durasi yang ditentukan dalam kelipatan 5 menit dan dapat ditentukan buffer time baik sebelum atau sesudah layanan diberikan, daftar lokasi tempat layanan tersedia, serta daftar staf yang memenuhi kualifikasi untuk memberikan layanan tersebut. |
5 |
Staff | Anggota tim yang bertugas memberikan layanan kepada pelanggan. Setiap staf memiliki peran (role), lokasi utama, jadwal kerja mingguan, serta daftar layanan yang dapat ditangani. Staf dapat terasosiasi dengan lebih dari satu layanan ataupun lokasi. |
B. Peran yang Dapat Mengakses Qontak Appointment
Terdapat dua peran pengguna yang dapat mengakses fitur ini:
Admin & Supervisor:
Memiliki akses penuh terhadap seluruh fitur. Pengguna dengan peran ini dapat mengatur Locations, Services, Staff, jadwal cuti (time-off), hari libur operasional (closed days), melakukan seluruh aktivitas terkait booking, serta melihat keseluruhan riwayat aktivitas (audit log).
Agent
Hanya memiliki akses untuk melakukan operasional booking. Pengguna dengan peran ini dapat membuat, mengubah, menjadwalkan ulang, mengalihkan penugasan staf, membatalkan, serta menyelesaikan atau menandai booking sebagai no-show. Halaman pengaturan (master data) tidak dapat diakses oleh Agent.
C. Cara Mengakses Halaman Qontak Appointment
Bagi pengguna yang masih menggunakan dashboard Mekari Qontak lama, akses ke halaman Appointment dapat dilakukan melalui appointment.qontak.com. Sebelum mengakses halaman tersebut, pastikan akun Anda telah memiliki izin (access) ke fitur CRM.
- Masuk ke akun Qontak Anda. Kemudian pilih menu “Home”.
- Lalu pada halaman berikut, klik pada bagian Qontak Labs.
- Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Klik “Explore Features” pada bagian Qontak Appointment.
- Maka selanjutnya Anda akan diarahkan ke halaman utama Qontak Appointment.
D. Sekilas tentang Halaman Schedule
| No. | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | Bookings | Tombol untuk membuka halaman All Bookings yang menampilkan seluruh data booking dalam bentuk tabel. |
| 2 | New booking | Tombol untuk membuat booking atau appointment baru secara manual. |
| 3 | Booked Today | Menampilkan jumlah booking yang dijadwalkan pada hari yang dipilih. |
| 4 | Completed | Menampilkan jumlah booking yang telah selesai (Completed) pada hari yang dipilih. |
| 5 | AI Bookings | Menampilkan jumlah booking yang dibuat melalui AI Booking Agent pada hari yang dipilih. |
| 6 | No-Shows | Menampilkan jumlah booking dengan status No-show, yaitu pelanggan tidak hadir sesuai jadwal. |
| 7 | Filter Tanggal | Digunakan untuk memilih tanggal yang ingin ditampilkan pada timeline Schedule. |
| 8 | Filter Lokasi | Digunakan untuk memfilter tampilan jadwal berdasarkan lokasi tertentu. |
| 9 | Filter Staf | Digunakan untuk memfilter tampilan jadwal berdasarkan staf tertentu. |
| 10 | Booking Status | Menampilkan legenda warna yang digunakan pada timeline untuk membedakan status atau sumber booking, seperti AI, Manual, Completed, dan No-show. |
| 11 | Schedule Timeline |
Menampilkan jadwal appointment dalam bentuk timeline berdasarkan tanggal, lokasi, dan staf yang dipilih. Timeline ini juga menampilkan jam kerja staf, booking, serta jadwal cuti atau ketidakhadiran staf. Jadwal cuti atau ketidakhadiran staf ditampilkan dalam bentuk blok khusus yang dilengkapi dengan alasan cuti atau ketidakhadiran tersebut. |
E. Status Booking
Locations, Services, dan Staff masing-masing memiliki status Active atau Inactive.
- Item dengan status Active akan ditampilkan dan dapat dipilih saat membuat booking.
- Item dengan status Inactive tetap tersimpan dalam daftar, tetapi tidak akan ditampilkan saat proses booking.
Status Inactive dapat digunakan untuk menonaktifkan sementara layanan atau staf tanpa perlu menghapus data tersebut.
F. Tahapan Konfigurasi pada Qontak Appointment
Proses konfigurasi pada Appointments mengikuti urutan tertentu karena setiap pengaturan saling bergantung. Oleh karena itu, pastikan Anda melakukan setup dengan urutan berikut:
- Mulailah dengan membuat Location terlebih dahulu.
Selanjutnya, tambahkan Service dan hubungkan layanan tersebut ke satu atau beberapa Location.
Kemudian, tambahkan Staff, atur jam kerjanya, serta tentukan minimal satu Service yang dapat ditangani oleh staf tersebut.
Penting
Slot waktu yang dapat di-booking hanya akan tersedia apabila Location, Service, dan Staff telah dikonfigurasi. Selain itu, staf yang dipilih harus memenuhi kualifikasi untuk memberikan layanan tersebut, berada dalam jam kerja, dan tidak memiliki jadwal lain pada waktu yang sama. Jika slot waktu tidak muncul, umumnya hal tersebut disebabkan oleh salah satu konfigurasi di atas yang belum terpenuhi.
Demikian sekilas mengenai Qontak Appointment. Pelajari di sini lebih lanjut terkait cara melakukan konfigurasi pada Qontak Appointment.