Pencarian

Panduan Menyusun Prompt dan Instruksi Chatbot AI yang Efektif

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Chatbot AI akan bekerja lebih optimal jika diberikan instruksi yang jelas dan terstruktur. Panduan ini menjelaskan cara menyusun prompt dan instruksi Chatbot AI agar sesuai dengan kebutuhan operasional, brand voice, serta alur layanan pelanggan.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat memastikan chatbot memberikan jawaban yang konsisten dan mengetahui kapan harus meneruskan percakapan ke Agent manusia. 

A. Memahami Konsep Dasarnya

Untuk membuat chatbot yang mengikuti aturan, Custom Prompt perlu diperlakukan sebagai Standard Operating Procedure (SOP) bagi karyawan baru.

Knowledge Base berfungsi menyediakan informasi atau fakta (bagian “apa”), sedangkan Custom Prompt memberikan arahan tentang cara bersikap, cara menjawab, dan cara menangani skenario tertentu (bagian “bagaimana”).

Struktur prompt yang baik terdiri dari tiga elemen utama yang diberikan kepada AI:

  1. Knowledge Base: dokumen yang berisi informasi faktual, seperti pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) dan daftar produk.

  2. Custom Prompt: Pengaturan gaya komunikasi dan cara berinteraksi.

     

  3. Human Handover Conditions: Aturan kondisi kapan percakapan perlu dialihkan ke Agent manusia.

    Pelajari lebih lanjut cara mengatur AI pada Chatbot di sini.

B. Komponen Struktur Prompt yang Baik

Saat mengkonfigurasi AI, Anda perlu mendefinisikan beberapa komponen berikut agar perilakunya konsisten.

1. Identity

Tentukan siapa chatbot tersebut. Ini membantu AI tetap “berperan” dengan benar.

  • Nama: Berikan nama khusus untuk chatbot (misalnya: MinBos, MekaBot, Usman).

  • Peran: Tentukan jabatan atau fungsi chatbot (misalnya: Customer Service Agent, Sales Representative, Virtual Assistant).

  • Cara Menyapa Pelanggan: Tentukan secara jelas bagaimana chatbot harus menyapa pelanggan agar sesuai dengan brand voice (misalnya menggunakan “Kakak” alih-alih “Anda”, atau menyebut pelanggan sebagai “Mekarians”).

     

2. Gaya Bahasa (Tone of Voice)

Pilih gaya bahasa yang sesuai dengan identitas brand. Berdasarkan referensi umum, beberapa tone yang sering digunakan antara lain:

  • Santai dan conversational: Terasa ringan dan mudah didekati.

  • Profesional dan formal: Sopan dan berorientasi bisnis.

  • Empatik dan ramah: Menunjukkan kepedulian dan koneksi personal.

  • Playful dan fun: Menghibur dan menyenangkan.

3. Tujuan dan Perilaku Operasional

Bagian ini adalah inti dari instruksi AI—ibarat “otak” dari operasionalnya. Tulis dengan logika yang jelas dan terstruktur.

  1. Tulis Instruksi Secara Spesifik dan Jelas
    Jangan berasumsi AI bisa memahami aturan tersirat. Jelaskan seolah-olah Anda sedang mengajari anak usia 5 tahun.
    - Prompt kurang baik: “Kasih diskon kalau belinya banyak.”
    - Prompt yang baik: “Jika pelanggan membeli 12–59 pcs, berikan diskon 5%. Jika membeli 100 pcs atau lebih, berikan diskon 15%.”

  1. Gunakan Format yang Sistematis
    AI lebih mudah memahami teks yang terstruktur dibanding paragraf panjang tanpa pemisah. Gunakan judul, bullet point, dan penomoran.
    Contoh struktur: (judul → subjudul → poin)

  1. Definisikan Skenario ‘If–Then’
    Berikan logika yang harus diikuti AI untuk menangani kasus yang lebih kompleks.
    Contoh: “Diskon hanya berlaku JIKA DAN HANYA JIKA produk adalah jersey custom DAN pelanggan membayar penuh di awal. Jika pembayaran menggunakan Down Payment (DP), maka diskon tidak berlaku.”

  1. Berikan Contoh (Few-Shot Prompting)
    Agar AI memahami format jawaban yang diinginkan, sertakan contoh konkret di dalam prompt.
    Format: “Jika pelanggan bertanya X, maka jawab Y.”

  1. Tentukan Batasan untuk Mencegah Halusinasi
    Jelaskan secara eksplisit apa yang tidak boleh dilakukan AI. Jika suatu produk punya nama panggilan yang umum digunakan pelanggan (misalnya “Qontak” untuk “Mekari Qontak”), instruksikan AI untuk mengenalinya agar tidak terjadi kebingungan.

C. Merancang Aturan Human Handover

Anda perlu menentukan aturan yang jelas kapan AI harus berhenti merespons dan mengalihkan chat ke agen manusia. Ini sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan.

Beberapa kondisi umum yang perlu dimasukkan:

  1. Penanganan Komplain: Jika pelanggan terlihat marah, menggunakan huruf kapital/kata kasar, atau melaporkan kesalahan tagihan.

  2. Penutupan Penjualan: Jika pelanggan ingin negosiasi deal khusus atau memesan dalam jumlah besar/grup.

  3. Pertanyaan yang Tidak Diketahui: Jika AI gagal memahami pertanyaan setelah dua kali percobaan, atau jika informasinya tidak tersedia di Knowledge Base.

  4. Kata Kunci Tertentu: Jika pengguna mengetik “CS”, “Admin”, “Agent”, atau “Orang”.

D. Ringkasan Best Practices

  • Iterasi: Prompting bukan pekerjaan sekali jadi. Lakukan pengujian, amati jawaban AI, lalu perbaiki instruksinya secara berkala.

  • Kontekstual: Jika Knowledge Base berisi media (gambar/video), sertakan deskripsi teks di prompt atau KB agar AI memahami konteksnya.

  • Hindari Ambiguitas: Jangan biarkan aturan terbuka untuk interpretasi. Jika diskon hanya berlaku untuk produk tertentu, sebutkan daftarnya. Jika layanan hanya tersedia offline, jelaskan secara eksplisit.

Demikian penjelasan terkait panduan menyusun prompt dan instruksi Chatbot AI yang efektif. Selanjutnya pelajari terkait contoh use case penerapan prompt yang efektif di sini.
 

Diskusikan fitur ini