Bagaimana Cara Mengatur Approval Expenses dan Deals pada Qontak CRM

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Fitur Approval Expenses dan Deals pada Qontak CRM dapat diakses melalui Profile Settings. Approval dapat digunakan jika pada perusahaan Anda terdapat pengeluaran dan/atau deal yang memerlukan review dan persetujuan dari seseorang dengan jabatan atau tim tertentu.

Penting
Prasyarat untuk menggunakan approval:
1. Pastikan telah memiliki “Team” yang dapat ditemukan pada “Profile Settings”. Pelajari panduannya di sini.
PENTINGAPPROVALCRM (1).png
2. Pastikan telah mengatur “Staff level” yang dapat ditemukan pada “Edit user”. Pelajari panduannya di sini.
PENTINGAPPROVALCRM (2).png

Berikut adalah langkah - langkah mengaktifkan dan mengatur approval untuk expenses dan deals.

A. Approval Expenses

  1. Pada Qontak CRM Anda, klik pada Profil dan pilih Profile settings.
    CRMAPPR1.png
  2. Lalu, klik Approval.
    CRMAPPR2.png
  3. Klik tab Expenses. Pada tab ini, Anda dapat mengatur approval berdasarkan aktivitas Update dan Create. Klik “Edit setting” berdasarkan activity yang akan Anda atur.
    CRMAPPR3.png
  4. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut.
    CRMAPPR4.png
    Keterangan:
    No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi
    1 Enable approval Anda dapat klik tombol ini untuk mengaktifkan dan menonaktifkan approval. Jika approval aktif, maka Anda dapat mulai melakukan pengaturan.
    2 Auto ascend Aktifkan Auto ascend jika tidak terdapat approver yang menjabat di atas karyawan tersebut. Sehingga, approval bersifat otomatis.
    3 Add approval layer Klik untuk menambahkan layer approval. Maka, akan nampak layer seperti berikut.
    CRMAPPR5.png
    • Setting: Anda dapat memilih opsi:
      • Upper position in primary team: Approver adalah individu yang memegang posisi lebih tinggi di atas pemohon dalam tim utama mereka yang ditentukan berdasarkan ‘staff level’
      • Upper position in selected team: Approver adalah individu yang memegang posisi atas di atas pemohon dalam tim terpilih yang ditentukan berdasarkan ‘staff level’. Jika Anda menggunakan pengaturan ini, Anda harus memilih tim yang memberi persetujuan.
      • Selected user: Approver adalah individu tertentu yang Anda pilih langsung berdasarkan namanya.
    • Value: Pilih opsi untuk setiap setting yang telah Anda pilih. Anda dapat memilih (x) upper position tertentu untuk Upper position in primary team dan Upper position in selected team. Jika Anda memilih setting Selected user, maka Anda dapat memilih nama approver langsung.
    • Ikon “-”: Klik ikon ini jika ingin menghapus layer. 
  5. Jika pengaturan sudah sesuai, klik “Save settings”.

B. Approval Deals

  1. Pada Qontak CRM Anda, klik pada Profil dan pilih Profile settings.
    CRMAPPR1.png
  2. Lalu, klik Approval.
    CRMAPPR2.png
  3. Klik tab Deals. Pada tab ini, Anda dapat melihat daftar Setting Deals yang pernah Anda buat. Anda juga dapat mengedit daftar Setting Deals yang pernah Anda buat dengan klik ikon “Pensil” atau menghapusnya dengan klik ikon “Tempat sampah”.
    CRMAPPR6.png
  4. Jika Anda ingin membuat pengaturan baru, klik “Add setting”.
    CRMAPPR7.png
  5. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut.
    CRMAPPR8.png
    Keterangan:
    No. Nama Tombol/Kolom Deskripsi
    1 Setting name Isikan nama pengaturan di sini.
    2 Auto ascend Aktifkan Auto ascend jika tidak terdapat approver yang menjabat di atas karyawan tersebut. Sehingga, approval bersifat otomatis.
    3 Activity (Create/Move) Untuk mengizinkan pengguna menentukan kapan workflow approval harus dipicu berdasarkan tindakan tertentu:
    • Create : Workflow approval akan aktif apabila terdapat deal yang dibuat pada setiap stage.
    • Move : Workflow approval akan aktif apabila terdapat deal yang dipindahkan dari stage satu ke yang lain.
    4 Pipeline Pilih pipeline mana yang akan diberi pengaturan ini.
    5 Stage Pilih stage apa yang akan diberi pengaturan ini.
    6 Add approval layer Klik untuk menambahkan layer approval. Maka, akan nampak layer seperti berikut.
    • Setting: Anda dapat memilih opsi:
      • Upper position in primary team: Approver adalah individu yang memegang posisi lebih tinggi di atas pemohon dalam tim utama mereka.
      • Upper position in selected team: Approver adalah individu yang memegang posisi atas di atas pemohon dalam tim terpilih. Jika Anda menggunakan pengaturan ini, Anda harus memilih tim yang memberi persetujuan.
      • Selected user: Approver adalah individu tertentu yang Anda pilih langsung berdasarkan namanya.
      • Selected product category: Approver adalah individu tertentu yang dipilih berdasarkan produk kategori tertentu.
    • Value: Pilih opsi untuk setiap setting yang telah Anda pilih. Anda dapat memilih (x) upper position tertentu untuk Upper position in primary team dan Upper position in selected team. Jika Anda memilih setting Selected user, maka Anda dapat memilih nama approver langsung.
    • Ikon “-”: Klik ikon ini jika ingin menghapus layer.
  6. Jika pengaturan sudah sesuai, klik “Save settings”.

Demikian panduan cara mengatur approval expenses dan deals pada Qontak CRM.