Fitur Approval Expenses dan Deals pada Qontak CRM dapat diakses melalui Profile Settings. Approval dapat digunakan jika pada perusahaan Anda terdapat pengeluaran dan/atau deal yang memerlukan review dan persetujuan dari seseorang dengan jabatan atau tim tertentu.

Penting
Prasyarat untuk menggunakan approval:
1. Pastikan telah memiliki “Team” yang dapat ditemukan pada “Profile Settings”. Pelajari panduannya di sini.

2. Pastikan telah mengatur “Staff level” yang dapat ditemukan pada “Edit user”. Pelajari panduannya di sini.

Berikut adalah langkah - langkah mengaktifkan dan mengatur approval untuk expenses dan deals.

A. Approval Expenses

1. Pada Qontak CRM Anda, klik pada Profil dan pilih Profile settings.
   
2. Lalu, klik Approval.
   
3. Klik tab Expenses. Pada tab ini, Anda dapat mengatur approval berdasarkan aktivitas Update dan Create. Klik “Edit setting” berdasarkan activity yang akan Anda atur.
   
4. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut.
   
   Keterangan:
   

   No.	Nama Tombol/Kolom	Deskripsi
   1	Enable approval	Anda dapat klik tombol ini untuk mengaktifkan dan menonaktifkan approval. Jika approval aktif, maka Anda dapat mulai melakukan pengaturan.
   2	Auto ascend	Aktifkan Auto ascend jika tidak terdapat approver yang menjabat di atas karyawan tersebut. Sehingga, approval bersifat otomatis.
   3	Add approval layer	Klik untuk menambahkan layer approval. Maka, akan nampak layer seperti berikut. Setting: Anda dapat memilih opsi: Upper position in primary team: Approver adalah individu yang memegang posisi lebih tinggi di atas pemohon dalam tim utama mereka yang ditentukan berdasarkan ‘staff level’ Upper position in selected team: Approver adalah individu yang memegang posisi atas di atas pemohon dalam tim terpilih yang ditentukan berdasarkan ‘staff level’. Jika Anda menggunakan pengaturan ini, Anda harus memilih tim yang memberi persetujuan. Selected user: Approver adalah individu tertentu yang Anda pilih langsung berdasarkan namanya. Value: Pilih opsi untuk setiap setting yang telah Anda pilih. Anda dapat memilih (x) upper position tertentu untuk Upper position in primary team dan Upper position in selected team. Jika Anda memilih setting Selected user, maka Anda dapat memilih nama approver langsung. Ikon “-”: Klik ikon ini jika ingin menghapus layer.

5. Jika pengaturan sudah sesuai, klik “Save settings”.

B. Approval Deals

1. Pada Qontak CRM Anda, klik pada Profil dan pilih Profile settings.
   
2. Lalu, klik Approval.
   
3. Klik tab Deals. Pada tab ini, Anda dapat melihat daftar Setting Deals yang pernah Anda buat. Anda juga dapat mengedit daftar Setting Deals yang pernah Anda buat dengan klik ikon “Pensil” atau menghapusnya dengan klik ikon “Tempat sampah”.
   
4. Jika Anda ingin membuat pengaturan baru, klik “Create approval”.
   
5. Maka, Anda akan diarahkan ke halaman berikut.
   
   Keterangan:
   

   No.	Nama Tombol/Kolom	Deskripsi
   1	Deal approval name	Isikan nama approval di sini.
   2	Activity (Creation/Stage move)	Untuk mengizinkan pengguna menentukan kapan workflow approval harus dipicu berdasarkan tindakan tertentu: Creation : Workflow approval akan aktif apabila terdapat deal yang dibuat pada setiap stage. Stage move: Workflow approval akan aktif apabila terdapat deal yang dipindahkan dari stage satu ke yang lain.
   3	Pipeline	Pilih pipeline mana yang akan diberi pengaturan ini.
   4	Stages	Pilih stage apa yang akan diberi pengaturan ini.
   5	Approval type (Sequential/Parallel)	Terdapat 2 tipe approval yang dapat Anda pilih, yaitu: 1. Tipe approval Sequential: Persetujuan diproses satu per satu dalam urutan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam hal ini, layer sebelumnya harus menyetujui sebelum layer berikutnya diberitahu untuk meninjau dan menyetujui permintaan tersebut. 2. Tipe approval Parallel: Permintaan persetujuan dikirim ke seluruh layer secara bersamaan dan memungkinkan setiap layer untuk meninjau dan menyetujui atau menolak permintaan pada waktu yang bersamaan.

6. Selanjutnya, klik “Add layer” untuk mengelola Approval layers.
   
7. Kemudian Aktifkan Auto ascend jika tidak terdapat approver yang menjabat di atas karyawan tersebut. Sehingga, approval bersifat otomatis.
   
8. Lalu tentukan Criteria untuk Approval layers. Dalam hal ini, Anda dapat memilih opsi kriteria approver yang akan menyetujui Deals yang telah dibuat.
   

   Opsi Criteria terdiri dari:
   - Upper position in primary team: Approver adalah individu yang memegang posisi lebih tinggi di atas pemohon dalam tim utama mereka.
   - Upper position in selected team: Approver adalah individu yang memegang posisi atas di atas pemohon dalam tim terpilih. Jika Anda menggunakan pengaturan ini, Anda harus memilih tim yang memberi persetujuan.
   - Selected user: Approver adalah individu tertentu yang Anda pilih langsung berdasarkan namanya. - Selected product categories: Approver adalah individu tertentu yang dipilih berdasarkan produk kategori tertentu.

9. Lalu tentukan Approvers atau peran yang akan menyetujui. Pilih opsi untuk setiap Criteria yang telah Anda pilih. Anda dapat memilih (x) upper position tertentu untuk Upper position in primary team dan Upper position in selected team. Jika Anda memilih setting Selected user, maka Anda dapat memilih nama approver langsung.
   
10. Saat ini Anda dapat menambahkan lebih dari satu Approver untuk Selected product category atau jenis kategori produk, serta menentukan approver yang harus menyetujui setiap layer tersebut.
    
    

    - Semua Approver terpilih atau setidaknya 1 approver harus menyetujui layer.
    - Apabila Anda memilih All approvers per layer, maka setiap orang pada layer tersebut harus memberikan persetujuan untuk melanjutkan ke layer berikutnya.
    - Apabila Anda memilih Any approver per layer, maka setidaknya 1 pengguna di setiap layer tersebut harus memberikan persetujuan untuk melanjutkan ke layer berikutnya. Opsi ini hanya ditampilkan jika terdapat lebih dari satu approver di setiap layer (sebagai contoh, layer ke-2 hanya Rizal Chandra sebagai Approver, jadi opsi ini akan disembunyikan).
    

11. Jika pengaturan sudah sesuai, klik “Save settings”.
    

Demikian panduan cara mengatur approval expenses dan deals pada Qontak CRM.