Halaman ini sedang dimuat

Bagaimana Cara Mengelola Percakapan Chatbot

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

1. Membuat Alur Percakapan Chatbot

Setelah Anda membuat percakapan chatbot, Anda juga dapat mengatur alur percakapan chatbot. Alur tersebut akan ditampilkan oleh Diagram Pohon yang dapat memudahkan user membuat alur percakapan Chatbot. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Pada halaman dashboard, klik Conversation Name yang sebelumnya telah dibuat.
    Chatbot_revisi_1.jpg
  2. Maka akan ditampilkan tampilan sebagai berikut.
    Chatbot_1.jpg
  3. Untuk mengatur First Intent, Anda dapat mengklik kotak bubble.
    Chatbot_4.jpg

    Note: First Intent adalah Pertanyaan atau jawaban pertama yang telah diatur, sehingga chatbot dapat merespons pertanyaan berdasarkan pertanyaan atau jawaban yang diajukan.
  4. Setelah itu akan muncul Bot Response Settings seperti berikut.
    Chatbot_3.jpg

Keterangan:

No

Kolom

Penjelasan

1

Bot Response Name

Isikan nama Bot Response disini, dengan nama default "First Intent".

2

Bot Response Content

Isikan respon bot disini, dengan kalimat atau ucapan pembuka default seperti "Hai, ini First Intent Anda".

Note: Tidak ada batasan karakter pada bubble Bot Response Content.

3

Attachment

Anda dapat melampirkan file disini .Jumlah maksimal file yang dapat Anda unggah adalah 10 file dan maksimum ukuran file yang dapat diunggah adalah 64 MB. Jenis  file yang bisa dapat diunggah  adalah Image (.jpeg, .jpg, .png, dan .gif), Video (.mkv, .mov, and .mp4), dan Document (.pdf, .xlsx, .docx, .pptx , .xls, .csv, .s20, dan .cdr).

Note: Jika user melampirkan lebih dari 5 file, maka hanya 5 file pertama yang akan ditampilkan. Gunakan tombol X di samping file untuk menghapusnya.

4

Additional Setting

Gunakan pengaturan tambahan ini, untuk mengatur respon bot. 


2. Mengelola User Input untuk setiap Respon Bot

Apabila alur percakapan sudah Anda buat, langkah selanjutnya adalah membuat User Input untuk setiap respon bot yang akan digunakan. Ikuti langkah berikut ini:

A. Membuat User Input dan Response Bot

  1. Setiap Bot Response yang Anda buat, terdapat user input yang harus Anda atur.  Untuk membuatnya, klik Add User Input.
    Chatbot_14.jpg

  2. Setelah itu akan ada New Object yang bernama User Input. User Input dapat dibuat beberapa kali, dengan cara klik “Add User Input” sesuai dengan jumlah user input yang ingin Anda buat.
    Chatbot_13.jpg

  3. Masukkan user input, yang ingin dimunculkan sebagai pembahasan yang ingin ditanyakan oleh penanya dan klik “Save” untuk menyimpan.
    Chatbot_16.jpg

    Note: Terdapat limit karakter sebanyak 50 karakter per User Input.
  4. Pada bagian bawah kotak User input yang terbuat, akan secara otomatis muncul kotak Bot response. Anda dapat memasukan respon bot sesuai dengan user input yang dimasukkan oleh penanya.
    Chatbot_15.jpg
  5. Apabila Anda ingin menggunakan kembali respons bot yang sudah ada/telah dibuat sebelumnya, Anda dapat klik “Use Exiting Respons” yang ada di Kotak Bot Response (tombol ini tidak muncul di first indent).
    Chatbot_17.jpg

  6. Setelah itu, akan muncul pop up Reuse existing bot response, seperti ini.
    Chatbot_18.jpg
  7. Pilih Bot Response yang Anda inginkan, kemudian klik “Reuse”.
    Chatbot_19.jpg

  8. Maka Respon Bot yang muncul akan sesuai dengan response bot yang telah Anda pilih. 
    Chatbot_Revisi_4.jpg

B. Menghapus User Input

  1.  Apabila ingin menghapus User input, Anda dapat klik ikon “tempat sampah”.
    Chatbot_21.jpg
  2. Kemudian akan muncul pilihan Delete Single Block dan Delete With Children.
    Chatbot_22.jpg
  3. Pilih Delete Single Block, apabila Anda hanya ingin menghapus User Input dan Bot Response tertentu saja (Apabila Anda telah membuat user input lain pada bagian bawahnya, itu tidak akan terhapus).
    Notes: Berikut tampilan sebelum Anda mengklik Delete Single Block (User input 4 berada di bawah user input 1.)
    Chatbot_23.jpg
    Apabila Anda klik “Delete Single Block” pada user input 1, maka user input 4 akan naik menggantikan posisi user input 1.
    Chatbot_24.jpg
  4. Pilih Delete with children, apabila Anda ingin menghapus semua User input dan Bot Response di bawahnya (semua user input yang berada di bawah user input yang Anda hapus, akan ikut terhapus juga).
    Notes: Berikut tampilan sebelum Anda mengklik Delete with Children.
    Chatbot_25.jpg
    Apabila Anda klik “Delete with Children”
    pada user input 2, maka user input 2 dan user input 1 beserta bot responsenya akan terhapus.

3. Pengaturan Tambahan Bot Response

A. Resolve Conversation

Anda  juga dapat mengatur response bot untuk menyelesaikan percakapan secara otomatis. Pengaturan ini berfungsi apabila Anda ingin bot menyelesaikan percakapan yang sudah tidak mendapatkan respon dari penanya. Berikut langkah-langkahnya: .

  1. Apabila Anda ingin mengatur response bot untuk menyelesaikan percakapan, Anda dapat klik salah satu Bot Response yang ingin Anda atur.
    Chatbot_Revisi_5.jpg

  2. Kemudian, Anda akan diarahkan pada tampilan seperti ini. Pilih Resolve Conversation dan isikan Closing Message untuk menutup percakapan.
    Chatbot_Revisi_6.jpg

  3. Centang Set user idle time untuk menetapkan waktu idle sebelum bot menutup percakapan (opsional).
    Chatbot_Revisi_7.jpg

  4. Klik “Save” untuk menyimpan pengaturan.
    Chatbot_Revisi_8.jpg

B. Assign Agent

Pada Chatbot Qontak, Anda juga juga dapat mengatur percakapan secara khusus dengan menetapkan dengan siapa agen yang akan terhubung dengan penanya (Assign Conversation). Dengan tindakan ini, apabila  Bot sudah merespons user input yang masuk, sistem akan secara otomatis menetapkan agen yang akan melanjutkan percakapan.

  1. Apabila Anda ingin mengatur response bot untuk menetapkan percakapan, Anda dapat klik salah satu Bot Response yang ingin Anda atur.
    Chatbot_Revisi_5.jpg
  2. Kemudian, Anda akan diarahkan pada tampilan seperti ini. Kemudian pilih Assign Conversation.
    Chatbot_revisi_10.jpg
  3. Selanjutnya atur bagaimana sistem akan menetapkan siapa agen yang bertugas merespon percakapan dari penanya.
    Chatbot_30.jpg
    Notes:
    - Auto: Sistem akan secara otomatis memilih agen yang aktif atau sedang online untuk merespon percakapan, sistemnya round robin atau terpilih secara acak.
    - Division: Sistem akan menugaskan agen berdasarkan divisi yang Anda pilih disini (pilih dari chat panel).
    - Agent: Pilih agen mana yang akan ditugaskan (pilih dari chat panel).
  1. Centang Set user idle time untuk menetapkan waktu idle sebelum bot menutup percakapan (opsional).
    Chatbot_Revisi_7.jpg
  2. Klik “Save” untuk menyimpan pengaturan.
    Chatbot_31.jpg

4. Mengatur Default Fallback

Default Fallback dapat digunakan untuk memicu sistem memberikan respon, apabila chatbot tidak mengenali User Input yang diberikan oleh penanya. Anda dapat menetapkan percakapan ke agen tertentu untuk membantu merespon penanya. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Masuk ke percakapan yang ingin Anda atur Default Fallback-nya.
    Chatbot_Revisi_14.jpg

  2. Klik ikon “pensil” untuk mengubah aturan pada Default Fallback.
    Chatbot_revisi_12.jpg

    Note: Anda perlu mengatur semua Default Fallback (Default Fallback hanya muncul pada Bot Response dan untuk pengaturannya hanya berlaku pada Bot Response terkait) di setiap User Input. Apabila Default Fallback tidak diatur, maka Chatbot akan merespons dengan Bot Response sebelumnya.
  3. Maka Anda akan diarahkan ke halaman berikut.
    Chatbot_Revisi_9.jpg
  4. Aktifkan Send Fallback Message, apabila Anda ingin mengirimkan pesan tertentu untuk merespon penanya, Anda masukkan pesan pada kolom Text Message.
    Chatbot_34.jpg

  5. Aktifkan Assign Conversation, apabila Anda ingin agen yang bertugas akan langsung merespon penanya.
    Chatbot_36.jpg
    Notes:
    -
    Auto: Sistem akan secara otomatis memilih agen yang aktif atau sedang online untuk merespon percakapan, sistemnya round robin atau terpilih secara acak.
    - Division: Sistem akan menugaskan agen berdasarkan divisi yang Anda pilih disini (pilih dari chat panel).
    - Agent: Pilih agen mana yang akan ditugaskan (pilih dari chat panel).

5. Mempublish Chatbot

Setelah alur percakapan telah Anda atur, Anda dapat menyimpan alur percakapan tersebut dengan klik “Publish”.
Chatbot_37.jpg
Note: Tombol Publish akan tersedia jika semua User Input telah tersimpan.

 

 

Bagikan artikel ini