Manajemen transparansi data menjadi hal yang krusial untuk diperhatikan. Anda dapat melakukan tiga macam pengaturan pada akses data (User Permission) untuk setiap user Anda, yaitu Owned Only (user hanya diberi akses untuk melihat dan/atau mengubah data miliknya sendiri), Team Only (user hanya diberi akses untuk melihat dan/atau mengubah data milik orang-orang yang ada di dalam satu tim yang sama dengannya), dan Everything (user diberi akses untuk melihat dan/atau mengubah data milik semua orang yang ada di dalam CRM tersebut).

Untuk melakukan pengaturan pada akses data sekaligus untuk lebih dari satu orang, dapat langsung dilakukan di menu User Permission. Caranya adalah sebagai berikut.

1. Klik username CRM di pojok kanan atas.
2. Pilih “Profile Settings”.
   
3. Klik “User Permission”.
   
4. Pada kolom “Search Users” dapat dipilih user yang akses datanya ingin di-set pengaturannya dengan mencentang kotak di sebelah kiri nama user.
   
5. Pada submenu Contacts Access (Akses Kontak) dapat dipilih pengaturan akses data untuk setiap jenis aktivitas seperti berikut.
   
   

   • 1. Pada bagian Add, Anda dapat memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki akses yang dapat membuat data Contact baru, sehingga menghasilkan format data yang lebih terstruktur. Apabila Anda mengaktifkan toggle tersebut maka user tersebut  dapat menambahkan kontak baru. Namun apabila Anda menonaktifkan toggle tersebut, maka user tersebut tidak dapat menambahkan kontak.
     2. Pada bagian View, Anda dapat mengatur apakah user tersebut dapat melihat semua data (Everything), data milik orang-orang yang berada di dalam tim yang sama dengannya (Team Only), atau data miliknya sendiri saja (Owned Only).
     3. Pada bagian Edit, Anda dapat mengatur apakah user tersebut dapat mengubah semua data (Everything), data milik orang-orang yang berada di dalam tim yang sama dengannya (Team Only), atau data miliknya sendiri saja (Owned Only).
     Sebagai Catatan:
     a. Fitur ini memungkinkan peran Admin untuk menonaktifkan izin edit bagi pengguna tertentu. Hal ini dapat membantu melindungi informasi penting dari perubahan yang tidak diinginkan.
     
     b. Apabila toggle tersebut diaktifkan, maka jenis permission tersebut hanya dapat diubah oleh pengguna dengan peran ‘Admin’ (seperti yang sudah ada saat ini).
     c. Dalam hal ini, hanya peran Admin dan Owner yang memiliki kemampuan untuk mengubah permission role ‘Member’ atau ‘Agent’.
     4. Pada bagian Search Association, Anda dapat mengatur apakah user tersebut dapat menggunakan semua data (Everything), data milik orang-orang yang berada di dalam tim yang sama dengannya (Team Only), atau data miliknya sendiri saja (Owned Only).
     5. Selain itu, Anda juga dapat melakukan pengaturan akses kepada user Anda untuk dapat menghapus (Delete/Hapus), mengunggah (Upload/Unggah), dan mengunduh (Download/Unduh) dengan mengaktifkan/menonaktifkan toggle di sebelah kanan.
     6. Klik "Save/Simpan" di bagian bawah halaman.
     

6. Pada submenu Companies Access (Akses Perusahaan) dapat dipilih pengaturan akses data untuk setiap jenis aktivitas seperti berikut.
   
   
   

   1. Pada bagian Add, Anda dapat memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki akses yang dapat membuat data Company baru, sehingga menghasilkan format data yang lebih terstruktur. Apabila Anda mengaktifkan toggle tersebut maka user tersebut dapat menambahkan kontak baru. Namun apabila Anda menonaktifkan toggle tersebut, maka user tersebut tidak dapat menambahkan perusahaan.
   2. Pada bagian View, Anda dapat mengatur apakah user tersebut dapat melihat semua data (Everything), data milik orang-orang yang berada di dalam tim yang sama dengannya (Team Only), atau data miliknya sendiri saja (Owned Only).
   3. Pada bagian Edit, Anda dapat mengatur apakah user tersebut dapat mengubah semua data (Everything), data milik orang-orang yang berada di dalam tim yang sama dengannya (Team Only), atau data miliknya sendiri saja (Owned Only).
   Sebagai Catatan:
   a. Fitur ini memungkinkan peran Admin untuk menonaktifkan izin edit bagi pengguna tertentu. Hal ini dapat membantu melindungi informasi penting dari perubahan yang tidak diinginkan.
   
   b. Apabila toggle tersebut diaktifkan, maka jenis permission tersebut hanya dapat diubah oleh pengguna dengan peran ‘Admin’ (seperti yang sudah ada saat ini).
   c. Dalam hal ini, hanya peran Admin dan Owner yang memiliki kemampuan untuk mengubah permission role ‘Member’ atau ‘Agent’.
   4. Pada bagian Search Association, Anda dapat mengatur apakah user tersebut dapat menggunakan semua data (Everything), data milik orang-orang yang berada di dalam tim yang sama dengannya (Team Only), atau data miliknya sendiri saja (Owned Only).
   5. Selain itu, Anda juga dapat melakukan pengaturan akses kepada user Anda untuk dapat menghapus (Delete/Hapus), mengunggah (Upload/Unggah), dan mengunduh (Download/Unduh) dengan mengaktifkan/menonaktifkan toggle di sebelah kanan.
   6. Klik "Save/Simpan" di bagian bawah halaman.